Knowledge Management

PENCIPTAAN KINERJA DAN KEUNGGULAN BERSAING ORGANISASI MELALUI PENGELOLAAN ASSET INTELEKTUAL (KNOWLEDGE MANAGEMENT)
oleh: Rudiat Komara

Kasus.
Sebagai seorang Manajer HRD di perusahaan yang sedang berkembang Hilman direpotkan dengan adanya pegawai dibagian pengembangan produk yang keluar untuk pindah ke tempat kerja yang lain. Kejadian tersebut tidak hanya membuat repot di bagian dimana si pegawai tersebut tinggalkan tapi mulai mengganggu bagian lain yang produk dan proses kerjanya sangat tegantung kepada bagian yang ditinggalkan tersebut. Perusahaan sangat terpukul karena orang tersebut merupakan orang andalan yang sudah lama bekerja dan telah cukup banyak dikembangkan kompetensinya oleh perusahaan dan dengan biaya yang sangat mahal pula. Pegawai tersebut telah berulang kali diikut sertakan pada pelatihan yang cukup intensif diberbagai negara. Selama ini keahliannya hanya dimiliki oleh orang tersebut, kalaupun ada pengetahuan yang dimiliki oleh rekan kerjanya, pengetahuan tersebut tidaklah lengkap dan utuh. Hilman dihadapkan atas tuntutan pihak manajemen yang mengharapkan bahwa kejadian tersebut tidak terjadi lagi. Tetapi masalahnya mencari orang yang loyal sepenuhnya terhadap perusahaan pada jaman sekarang ini sangatlah susah. Layaknya manajemen pemain sepakbola, loyalitas pemain bukan hanya pada kesebelasan negaranya tetapi lebih didasarkan kepada profesi nya, sehingga seorang pemain bisa dipakai dan disewa siapa saja dan negara mana saja sesuai dengan keinginan si pemain apabila bayarannya cocok. Kejadian tersebut juga membuat Hilman harus berpikir kembali dalam melakukan pengembangan melalui pelatihan atau diklat bagi pegawainya. Apakah lebih baik mencari pegawai yang sudah berpengalaman dengan kompetensi yang dibutuhkan tetapi harus membayar mahal? atau mengembangkan pegawainnya sendiri (dengan harapan pegawai tersebut tidak akan pindah ke tempat lain)?.

 

PENDAHULUAN

Saat ini banyak organisasi, baik swasta maupun pemerintah yang mengakui bahwa mereka telah menerapkan prinsip-prinsip yang disebut learning organisation. Learning organisation, merupakan usaha sadar suatu organisasi untuk menjadikan semua kegiatan organisasi suatu proses yang secara terus menerus menyumbangkan perbaikan kepada pegawai dalam hal kinerja serta untuk mentrasformasikan informasi menjadi pengetahuan yang bernilai, sehingga dapat meningkatkan kemampuan organisasi untuk beradaptasi dalam jangka waktu yang panjang (Marquard & Reynolds, p. 21, 1994).

 

Selain itu, ketidaktahuan organisasi atas asset pengetahuan yang dimiliki dapat menimbulkan kegagalan untuk menciptakan nilai-nilai yang dapat menghasilkan peluang terbaik bagi organisasi. Peluang yang bisa menjadikan perbedaan besar baik untuk pengembangan organisasi maupun untuk dapat bersaing dengan organisasi kompetitor. Yang menjadi masalah karena organisasi-organisasi tersebut tidak mengetahui bahwa sebenarnya mereka mempunyai peluang tersebut.

Banyak organisasi melihat bahwa dalam jaman yang serba berubah ini, kemampuan organisasi untuk belajar beradaptasi dengan perubahan mutlak diperlukan agar organisasI tersebut tetap survive. Prinsip learning organisation mensyaratkan bahwa proses belajar dan pengembangan individu pegawai haruslah merupakan satu kesatuan dan terhubung dengan proses belajar dan pengembangan organisasi yang jelas dan terstruktur untuk mencapai tujuan optimalnya.

Namun, pengakuan bahwa mereka telah menerapkan learning organisation tidak tercermin dari setiap kegiatan organisasi tersebut. Setiap kegiatan pembelajaran dan pengembangan baik dalam tingkat individu organisasi, team ataupun secara organisasional, belumlah dilakukan secara sistematis. Setiap orang dalam organisasi mungkin saja pernah diikutsertakan dalam seminar, diklat, kursus atau apapun namanya; dari yang berharga murah yang dilakukan ditanah air ataupun yang berharga sangat mahal yang dilaksanakan di luar negeri; tetapi setelah kembali, tambahan pengetahuan tersebut hanya menjadi asset individu dari orang yang dikembangkan saja. Tidak ada manfaat yang signifikan terhadap pegawai yang lain atau malah terhadap kinerja organisasi. Yang lebih buruk lagi ada pegawai-pegawai yang diikutsertakan dalam program pengembangan yang sama persis dengan yang sudah pernah dia dapatkan sebelumnya. Hal ini selain menghambur-hamburkan dana organisasi yang terbatas juga tidak memberikan tambahan manfaat apapun kepada organisasi.

Pengetahuan dan asset intelektual yang dimiliki oleh tiap individu menjadi tersebar dan tak terlacak oleh organisasi, yang pada akhirnya menjadi tidak termanfaatkan bagi kepentingan pengembangan organisasi itu sendiri. Tidak ada kesempatan dan wadah dari pegawai untuk bisa belajar dan berbagai pengetahuan dan pengalaman pegawai lain.

Untuk itu, dalam rangka mencapai tujuan penerapan learning organisation, diperlukan suatu sistem pengelolaan yang bisa mengintegrasikan pengetahuan-pengetahuan yang tersebar di organisasi tersebut kedalam wadah yang jelas dan sistematis. Knowledge management (Manajemen pengetahuan/asset Intelektual) merupakan salah satu cara yang dapat menjembatani organisasi untuk memperoleh manfaat yang maksimal atas pengetahuan pegawai bagi kepentingan penerapan learning organisation.

Dalam makalah ini penulis akan mencoba menggambarkan apa yang dimaksud dengan Knowledge management, mengapa organisasi harus menerapkannya, teknologi apa yang bisa mendukung penerapan KM, kesulitan-kesulitan penerapan KM, serta bagaimana organisasi bisa mempermudah penerapan KM.

APA ITU KNOWLEDGE MANAGEMENT?

Organisasi yang sudah besar dalam hal jumlah pegawai maupun sudah komplek dalam fungsi yang dijalankannya karena memiliki lingkup pelayanan global, pasti akan menghadapai kesulitan untuk tetap mengetahui dan melacak pengetahuan dan kemampuan apa yang dimiliki oleh masing-masing pegawai di organisasinya tanpa bantuan sistem yang terintegrasi untuk mengelola asset organisasinya tersebut. Ketidaktahuan tersebut menjadikan organisasi tersebut tidak mengetahui dengan pasti apa yang sebenarnya mereka atau pegawainya ketahui. Hasilnya banyak sekali dilakukan kegiatan-kegiatan pengulangan untuk melatih atau melakukan pengembangan kepada pegawai yang sebenarnya telah pernah diberikan; atau dimulainya suatu kegiatan dari mulai awal lagi, padahal sebenarnya jenis kegiatan tersebut telah dilakukan sebelumnya atau telah dirintis oleh seseorang di organisasi tersebut sebelumnya. Tak heran misalnya, seseorang yang diterjunkan ke lapangan untuk melakukan penelitian, memulai setiap kegiatannya dari nol lagi setiap mereka akan diterjunkan di lapangan; mereka harus mencari-cari siapa contact person yang akan mereka datangi; mencari data-data dasar sebagai data awal; padahal kalau saja si peneliti tersebut tahu bahwa telah ada yang telah melakukan perjalanan penelitian ke tempat yang sama, walaupun untuk topik yang berbeda, akan banyak bekal yang bisa dipersiapkan oleh peneliti tersebut. Pengetahuan awal kondisi di lapangan, pengetahuan atas karaketeristik dari orang-orang yang akan dihadapi, kondisi lingkungan, kontak person potensial, dan lainnya akan merupakan bekal yang berharga, mempersingkat proses, mengurangi waktu serta mungkin dapat membuka peluang serta kesempatan lain. Akan sangat berguna sekali bahwa pengalaman seseorang dalam melakukan kegiatan, perjalanan ataupun menyelesaikan masalah sesuatu bisa terekam secara baik untuk dipergunakan bagi orang yang akan menghadapai kondisi yang hampir serupa. Karena pengalaman seseorang sesederhana apapun itu adalah unik serta dapat menjadi pengetahuan bagi yang lain.

 

Untuk itu, pengetahuan yang tersebar di tiap individu organisasi–yang merupakan asset penting bagi organisasi– haruslah dikelola sedemikian rupa sehingga dapat memberikan sumbangan terbaik bagi kinerja organisasi serta dapat menciptakan peluang-peluang terbaik (value-creating opportunities). Untuk itulah maka diperlukana apa yang disebut KNOWLEDGE MANAGEMENT (Manajemen Pengetahuan atau sering disebut juga Manajemen asset intelektual, untuk selanjutnya disingkat KM).

KM menurut Yuen, adalah diffusi dari praktek penyebaran pengetahuan keseluruh organisasi, yang didukung teknologi yang memadai untuk memberdayakan organisasi untuk menggunakan pengetahuan-pengetahuan (asset intelektual organisasi) secara penuh, kapanpun dan bagaimanapun pengetahuan tersebut dapat berguna, tanpa mempermasalahkan dimana pengetahuan berlokasi atau berasal.

Dari definisi KM tersebut terlihat bahwa yang penting adalah tujuannya yaitu bagaimana pengetahuan dapat dipergunakan secara maksimal daripada praktek-pratek khusus atau teknologi apa yang harus dipakai. Pada dasarnya menurut Laudon & Laudon, KM merupakan seperangkat proses untuk menciptakan, mengumpulkan, menyimpan, memelihara dan mendesiminasikan pengetahuan. Sejalan dengan Laudon & Laudon, Yuen juga menyebutkan beberapa tahapan dari proses KM Yaitu:

1) Memperoleh atau menciptakan, adalah bahwa organisasi melalui KM-nya, selain bisa menciptakan pengetahuan melalui usaha yang nyata dan sistematis untuk menghasilkan pengetahuan yang baru kepada pegawai-pegawainya, tetapi dapat juga mendapatkan pengetahuan tersebut dari apa yang sudah dimiliki oleh pegawai-pegawai organisai tersebut untuk dibagi dan disebarkan bagi pegawai lainnya.
2) Mengumpulkan atau menganalisis, berarti tugas KM bisa mendukung bagaimana pengetahuan yang berserakan dan tidak terlacak menjadi asset organisasi, atau dengan proses analisis dari asset tersebut dihasilkan pengetahuan baru sebagai perbaikan atau tambahan atas pengetahuan yang sudah ada.
3) Mendorong atau menarik, artinya pengetahuan bisa diakses oleh organisasi dan pegawai dengan tidak hanya secara aktif disodorkan atau diserahkan kepada individu pegawai yang membutuhkan, tetapi pegawai sendiri apabila membutuhkan dapat secara aktif mengakses pengetahuan tersebut.
4) Menerapkan dan Menilai, KM memberikan fasilitas bagaimana kegunaan pengetahuan tersebut dalam implementasinya yang secara terus-menerus dinilai keefektifannya melalui evaluasi.
5) Perbaharui atau peningkatan, KM merupakan proses yang terus menerus sesuai dengan prinsip proses belajar hendaknya tidak pernah berhenti. Setiap adanya perkembangan baru serta ada praktek terbaik yang berhasil diciptakan KM dapat mengakomodasi tersebut serta menyebarkannya untuk kepentingan organisai maupun individu pegawai.

MENGAPA KNOWLEDGE MANAGEMENT HARUS DITERAPKAN?

Guna kepentingan organisasi, dibawah ini akan dijelaskan kebutuhan-kebuthan organisasi yang menjadi alasan mengapa mengapa KM diperlukan untuk diterapkan dan diikuti prinsip-prinsipnya.
1. Menciptakan dan mempertahankan Memory Organisasi (Organization/corporate Memory)
Kegiatan organisasi merupakan suatu proses yang berkelanjutan dan terdiri dari kegiatan yang saling terhubung sebagai rangkaian kegiatan. Begitupun dengan sumberdaya manusianya, pegawai silih berganti sesuai dengan siklusnya, masuk, menetap dan akhirnya sampai pada akhir baktinya untuk pensiun. Untuk itu perlu sekali dilakukan pengelolaan bagaimana kegiatan yang sedang dan akan dilakukan oleh organisasi itu tetap terhubung dan berkelanjutan dengan kegiatan sebelumnya serta sesuai dengan kontrak dan komitmen yang telah dibuat. Organisasi membutuhkan Memory organisasi (corporate memory) sehingga setiap proses dan praktek-praktek rutin di institusionalkan dan dibuat manualnya. Dengan hal itu akan didapatkan kemudahan bagi organisasi untuk menstransfernya kepada pegawai-pegawai yang lain yang membutuhkan. Selain itu Memory tersebut hendaknya juga dapat memberikan informasi tentang apa pelajaran yang bisa dipetik (lesson learnt)dari cara bagaimana suatu organisasi menghadapi dan menyelesaikan masalah-masalah (yang biasa atau telah terjadi), sehingga tidak akan terjadi pengulangan kesalahan atau bisa memperecepat proses pemecahan masalah.
Pada dasarnya, mungkin saja setiap permasalahan yang dihadapai individu pegawai maupun organisasi pernah dihadapai dan dipecahkan oleh pegawai atau organisasi yang lain sebelumnya (ad-hoc problem solving). Pengetahuan akan keberadaan solusi tersebut merupakan kekuatan bagi organisasi dalam mengahadapi persaingan dan perubahan.

2. Mempertahankan Keahlian/Keterampilan
Siklus hidup pegawai adalah terbatas, se-loyal apapun seorang pegawai, akhirnya akan berakhir pada berakhirnya masa kerja. Tetapi organisasi tidak akan berhenti membutuhkan keahlian yang dimiliki oleh pegawai tersebut apalagi bila keahlian tersebut sangat khusus dan mempengaruhi berjalan dan berkembangnya organisasi. Untuk itu, pengetahuan dan keahlian dari pegawai-pegawai haruslah tetap dijaga untuk tetap berada dan tidak hilang dari organisasi. Organisasi harus tetap menjamin bahwa pengetahuan atau keterampilan di tiap unit atau bagiannya tetap terjamin dan tersedia seterusnya. Kemampuan untuk mempertahankan keberadaan dari keterampilan/pengetahuan akan bisa mengurangi waktu untuk pengembangan kompetensi karena setiap pengembangan tidak dimulai dari nol. Tidak ada lagi keterampilan atau pengetahun yang hilang atau dibawa serta oleh seseorang pegawai karena pemecatan, keluar kerja atau pensiun. Keterampiplan/pengetahuan begitu dimiliki oleh sesorang dari hasil pengembangan kompetensi secara cepat bisa didokumentasikan dan disebarkan kepada orang yang lain. Banyak organisasi yang tidak melakukan hal ini kehilangan banyak dana, karena membiarkan pengetahuan/keterampilan melekat terus kepada orang yang diberikan peningkatan kompetensinya. Banyak orang yang dilatih kemudian dibajak oleh perusahaan yang lain dan malahan menguntungkan organisasi pesaing karena organisasi asal tidak bisa memanfaatkannya dan mendistribusikan pengetahuan tersebut kepada yang lain di organisasi.

3. Meningkatkan Hubungan (Relationship Intimacy)
Hubungan yang harmonis antar anggota organisasi merupakan harapan setiap organisasi. Dengan hal tersebut tercipta motivasi dan semangat untuk berprestasi. Kesadaran bahwa setiap orang memiliki pengetahuan yang penting, serta kesediaan untuk saling berbagi akan berdampak pada berkurangnya kecemburuan dalam hal pengembangan serta terbukanya kesempatan untuk berprestasi. Setiap orang bisa mendapatkan manfaat dari orang lain sesuai dengan minat yang dimauinya. Keharmonisan akan lebih menghasilkan hubungan yang bertahan lama dan bermakna dibanding persaingan yang menghalalkan segala cara dalam melakukan kerja. Organisasi tidak hanya membutuhkan hubungan yang baik dalam intern organisasi tetapi juga dengan stakeholder lainnya, seperti kastemer, supplier, partner, pemerintah, bahkan pesaingnya.

4. Kesadaran akan peluang
Organisasi membutuhkan pengetahuan yang menyeluruh tentang apa yang menjadi kelemahan, kekuatan serta ancaman-ancaman apa yang dimiliki organisasinya. Hal tersebut bisa dicapai apabila semua pengetahuan dalam organisasi terkumpul secara sitematis dan dapat diakses dengan mudah. Pengetahuan atas aspek-aspek tersebut dapat meningkatkan kepekaan organisasi atas peluang-peluang apa saja yang dimiliki oleh organisasi. Pengetahuan tentang siapa dan dimana orang atau pihak yang menguasai pengetahuan/keterampilan tersebut di dalam organisasi dapat membuka peluang yang lebih besar untuk menempatkan saluran yang tepat dalam menindaklajuti peluang yang muncul.

5. Pemberdayaan silang
Organisasi dalam situasi yang serba berubah mensyaratkan dihasilkannya inovasi-inovasi baru setiap saat untuk tetap survive. Organisasi hendaknya bisa berinovasi dengan menciptakan peluang dengan melakukan terobosan dan kombinasi-kombinasi baru dari pengetahuan-pengetahun yang terdapat dalam organisasi untuk dijadikan suatu produk baru (Innovation through collaboration). Penerapan strategi cross function yang berfokus kepada proses dibanding fungsi didalam bisnis proses menuntut diterapkanya pengetahuan dari suatu area kegiatan ke area kegiatan yang lain guna mendapatkan peluang dan nilai tambah dari kegiatan. Contohnya, penerapan pengetahuan pemasaran dan kemajuan pengetahuan Teknologi informasi menghasilkan peluang aplikasi yang disebut e-commerce, e-business, m-business, Customer Relationship Management (CRM), dan lain-lain.

Kesemua kebutuhan organisai tersebut merupakan alasan-alasan mengapa suatu organisasi perlu mengelola pengetahuan /asset intelektual yang dimiliki oleh organisasi guna pencapaian kinerja dan keunggulan bersaing organisasinya.

PERMASALAHAN UMUM PENERAPAN KNOWLEDGE MANAGEMENT DAN PEMECAHANNYA.

Meskipun KM memang dibutuhkan guna meningkatkan kinerja dan daya saing dari organisasi, namun diakui bahwa ada beberapa hal yang menyulitkan organisasi dalam menerapkannya. Kesulitan tersebut lebih banyak disebabkan oleh oleh ketidak tahuan atau kebingunan bila dibandingkan masalah teknik dan teknologi penerapnnya. Pertanyaan-pertanyaan menjadi sering timbul di organisasi tentang kegunaan dari penerapan KM. Pertanyaan-pertanyaan yang timbul itu berkisar atas masalah-masalah seperti, ketidaktahuan akan manfaat, motivasi, konflik kebiasaan, jenis pengetahuan, serta pembenaran atas penerapan KM.
Ketidak tahuan organisasi tentang “pengetahuan apa yang berguna untuk dibagi dengan yang lain” adalah masalah yang sering dihadapi organisasi. Kesalahan dalam penentuan pengetahuan yang akan dikelola akan menimbulkan kerugian tidak hanya biaya tetapi juga waktu. Pertanyaan apakah pengetahuan yang berguna untuk seseorang juga akan berguna bagi orang yang lain? Berapa banyak orang yang akan menggunakan pengetahuan tersebut?, sehingga perlu dikelola dan disebarkan kepada oranng lain haruslah dijawab sebelum diciptakannya sistem KM.

Bagi beberapa pegawai memberikan pengetahuan yang khusus dimilikinya untuk dipelajarai dan diketahui oleh orang lain bisa saja berakhir pada rusaknya motivasi dan prestasi kerja dari pegawai tersebut. Ada anggapan bahwa memberikan pengetahuan kepada orang lain sama saja dengan siap-siap untuk tidak diperlukan lagi. Ketidakjelasan penentuan imbal balik atas apa yang diberikan atau dikorbankan pegawai tersebut guna kepentingan organisasi menjadi alasan mengapa sesorang kemudian menjadi resisten dan tidak mendukung program KM. Pertanyaan “apakah kalau saya memberikan pengetahuan tersebut saya akan mendapatkan tambahan imbalan, kenaikan pangkat, atau kondite yang baik atau malahan mungkin saja dipindah atau dikeluarkan dari organisasi karena tidak mempunyai daya tawar lagi?” adalah pertanyaan yang lazim dikemukann oleh si pemilik pengetahuan.

Masalah lainnya adalah mengenai kebiasaan dan budaya organisasi. Organisasi yang tidak terbiasa memilki budaya sharing informasi, kerjasama antar fungsi, serta antar sektor akan sulit sekali menerima konsep KM ini. Banyak organisasi yang didalam proses kerjanya sangat dipengaruhi oleh ego sektoral serta mengandalkan kegiatan politis apabila berhubungan antar unit akan melihat bahwa KM akan merugikan posisi dan kedudukan mereka baik secara individu maupun organisasi. Mereka melihat bahwa kekuatan mereka adalah terletak pada daya tawar dan pengaruh yang mereka dapatkan kerena kekhususan peran dan pengetahuan mereka.
Dari segi jenis pengetahuan, KM menjadi sulit diterapkan karena karakteristik dari organisasi tersebut yang lebih condong ke arah akumulasi pengetahuan tacit (Tacit Knowledge) daripada explicit. Banyak pengetahuanyang bersifat tacit daripda explicit dan itu adalah yang umum terjadi. Untuk itu organisasi menjadi sangat tergantung terhadap bantuan Teknologi untuk menterjemahkan konsep-konsep KM ini.

Dengan mengetahu jenis-jenis pengetahuan yang dimiliki diatas menentukan pengetahuan apa saja yang bisa dibagi dengan yang lain, serta usaha-usaha apakah, serta bantuan apakah yang diperlukan agar pengetahuan yang lebih bersifat tacit walaupun sulit masih tetap bisa dibagi untuk kepentingan pegawai yang lain.
Yang terakhir adalah karena inisiatif penerapan KM tidak memberikan dampak yang langsung dan terlihat sedangkan banyak strategi lain yang lebih pasti dan jelas dampaknya maka manfaat KM menjadi dipertanyakan. Keuntungan yang dicapai oleh organisasi berkat dilakukannya penerapan KM sulit dihubungkan langsung atas keberhasilan penerapan KM. KM memang sangat sulit untuk dihitung secara kuantitatif menyumbang langsung keberhasilan pencapaian tujuan organisasi. Pada hakaketnya KM adalah pendukung dari kegiatan, sehingga keuntungan dari KM cenderung melebur dengan berbagai tujuan organisasi.

Beberapa masalah yang terjadi pada saat akan memutuskan penerapan KM diatas pada dasarnya bisa dihilangkan dan diselesaikan apabila organisasi memeperhatikan faktor-faktor kritis di bawah ini hadir (critical success factors):
1. Perlunya pimpinan yang visionaris dan sabar. KM merupakan suatu kegiatan terobosan yang kadang-kadang dilakukan secara dramatis. Untuk kepentingan tersebut pimpinan yang memiliki visi yang jelas mengenai kegunaan KM bagi organisasi diperlukan untuk pencapaian optimal dari KM. Visi dan kesabaran diperlukan untuk memberikan pemahaman terhadap setiap anggota organisasi tentang arti penting dari KM bagi kepentingan organisasi. Sabar dalam arti bahwa pimpinan tersebut tidak cepat putus asa dalam menghadapi resitensi serta kegagalan dalam penerapannya.
2. Diberikannya penghargaan formal dan informal. Kesediaan untuk memberikan pengetahuannya bagi orang lain hendaknya dimasukan kedalam komponen pengukuran kinerja dari pegawai. Kesediaan berbagi pengetahuan merupakan komponen dari kinerja. Selain itu kesuksesan sesorang dalam kerja dan kinerjanyanya hendaknya dihubungkan dengan siapa yang berkonstribusi terhadap keberhasilannya (dihubungkan dengan orang yang memberikan pengetahuan tersebut pertama kalinya kepada yang berhasil tersebut)
3. Publikasikan keberhasilan penggunaanya. Untuk mengurangi orang-orang yang resisten, organisasi hendaknya berusaha untuk mempublikasikan usaha-usaha yang menujukan keberhasilan dari praktek penerapan KM tersebut.
4. Memulai dengan menyesuikan dengan gaya dan budaya organisasi. KM hendaknya dilakukan secara bertahap dengan memulai dengan gaya dan budaya organisasi yang berlaku, sesuai dengan perkembangan dan kemajuan yang dicapai perubahan terhadap gaya dan budaya organisasi bisa dirubah.. KM membutuhkan budaya dan gaya yang mendukung yaitu adanya budaya berbagi dan kerjasama.
5. Siapakan ruang dan waktu untuk berkembang. Dalam penerapannya, hendaknya tidak terlalu mudah untuk menilai bahwa program KM sudah gagal atau berhasil, beri waktu organisasi untuk bereskplorasi dan bereksperimen terhadap prkatek-praktek KM.
6. Hubungkan dengan Visi dan misi organisasi. Jadikan KM sebagai strategii organisasi yang terhubung dengan visi dan misi organisasi secara jelas sehingga semua kegaiatan yang ditujukan untuk pencapaian visi dan misi sekaligus mengarah kepada pencapaian tujuan dari pelaksanaan terbaik KM.

BEBERAPA PRAKTEK KNOWLEDGE MANAGEMENT

Ada banyak sekali bentuk praktis dari KM yang dipakai oleh organisasi swasta maupun publik, didalam maupun di luar negeri dengan segala bentuk dari mulai yang sederhana sampai dengan yang memerlukan bantuan teknologi (informasi) yang mutakhir, beberapa diantaranya adalah:

1. Pembuatan Manual dari prosedur dan petunjuk pelaksanaan. Sebagai bentuk sederhana dari KM, manual sangat berguna bagi organisasi dalam pelaksanaan proses kerja dari kegiatan-kegiatan rutin, sehingga semua orang yang baru masuk dan mengerjakan pekerjaan tersebut dengan mudah bisa melakukan pekerjaannya dengan mengikuti petunjuk yang disertai langkah-langkan detailnya.
2. After action report/review. Setiap orang atau team yang telah melakukan pekerjaan, proyek atau kegiatan apapun diluar rutinitas (seperti mengikuti seminar, lokakarya, perjalan luar, pelatihan dll.), hendaknya memberikan laporan kepada organisasi tentang: apa yang telah dilakukan, permasalahan atau hambatan yang dihadapi, solusi yang dilakukan, hasil yang dicapai, serta pelajaran yang diperoleh dari kegiatan tersebut (lesson learnt). Bentuk dari after action report/review itu bisa berbentuk laporan Monitoring dan Evaluation (Monev), back office report, atau isian log book. Dengan ini, setiap kegiatan yang dilakukan setiap anggota organisasi dapat terekam dan dapat dipergunakan sebagai media pembelajaran bagi anggota organisasi yang lain.
3. Benchmarking & Transfer praktek-praktek pelaksanaan terbaik. Praktek-pratek terbaik yang merupakan solusi atau metode pemecahan masalah terbaik yang dikembangkan oleh organisasi secara khusus dapat disebar luaskan serta dapat dijadikan standar dan titik tolak bagi penerapannya di unit atau bagian yang lain di organisasi.
4. Corporate yellow pages. Seperti halnya yellow pages, corporate yellow pages juga berisi informasi-informasi penting yang dapat melacak dan siapa telah melakukan apa, kompetensi-kompetensi khusus dari seseorang, pelatihan yang telah diikuti pegawai, serta berbagai informasi yang berguna bagi kepentingan organisasi.
5. Program bantuan sejawat. Adalah kegiatan untuk mengikut sertakan seseorang untuk serta membantu pekerjaan rekan kerjanya yang lain, dengan tujuan baik agar yang dibantu tersebut dapat mentransfer ilmunya dalam pelaksanaan pekerjaan tertentu kepada yang membantu atau sebaliknya.
6. Market Intelligence. Biasanya ini dilakukan oleh perusahaan yang melakukan kegiatan pemasaran. Market intelegence ini merupakan kegiatan yang sangat sarat akan pertukaran informasi dan pengetahuan sehingga didapat informasi yang akurat tentang kekuatan kelemahan suatu produk, kekuatan kelemahan pesaing dan lain-lainnya.
7. Customer profiling. Ini adalah satu usaha untuk menjadikan setiap kastemer adalah individu yang unik. Sehingga perlakuan yang diberikan kepada pelanggan hendaknya disesuaikan sedemikian rupa mendekati apa yang bisanya diinginkan oleh pelanggan tersebut. Customer intimacy merupakan suatu keunggulan bersaing baru yang dikejar oleh organisasi yang menghasilkan produk barang maupun jasa. Program Customer Relationship Management (CRM), sebagai aplikasi dengan menggunkan teknologi database pelanggan merupkan bentuk dari penerapan customer profiling ini.
8. Mentoring & Coaching. Proses transfer pengetahuan dapat dilakuan dengan cara melembagakan kegiatan menempatkan beberapa pegawai dibawah supervisi pegawai-pegawai yang mempunyai pengalaman khusus tertentu. Dengan supervisi mereka pegawai dapat memperoleh tambahan pengetahuan disesuaikan dengan kemajuan dan arahan spesifik terhadap pelaksanaan tugas yang diberikan kepada meraka.
9. Cross Functional Team. Bagai organisasi yang kegiatannya bisa dibagi atas proyek-proyek khusus, bisa dilakukan pembentukan tim yang beranggotakan orang-orang yang berasal dari unit , bagian atau fungsi yang berbeda. Dengan demikian akan terjadi transfer pengetahuan antara satu dengan yang lainya dan juga pelaksanaan kerja yang memiliki prespektif yang berbeda sesuai dengan background yang masing-masing anggota tim bawa. Yang harus diperhatiakan adalah proyek atau kegiatan apa saja yang bisa dilakukan dengan menggunakan srtrategi tersebut sehingga tidak mengorbankan pencapaian kinerja organisasi.

Praktek-praktek tersebut adalah bentuk-bentuk dari KM yang dapat dipakai secara mandiri ataupun digunkan secara bersama-sama. Sekali lagi yang penting dari strategi yang akan dipilih adalah bahwa hasil akhirnya adalah tidak adanya kesia-sia dari ilmu yang dimiliki tiap individu di organisasi.

TEKNOLOGI INFORMASI PENDUKUNG PENERAPAN KNOWLEDGE MANAGEMENT

Sebagaimana suatu sistem informasi manajemen, Knowledge management sangat besar sekali potensinya menggunakan teknologi informasi. Hal tersebut disebabkan pada dasarnya KM adalah usaha untuk mengumpulkan, menyimpan, memproses, mengambil kembali, serta mendistribusikan pengetahuan (knowledge). Pengetahuan merupakan salah satu bentuk yang diperhatikan dalam sistem informasi. Pengetahuan adalah sesuatu yang menuntun manusia untuk menggunakan informasi dan data untuk membuat penilaian, keputusan atau melakukan kerja. Data dan informasi pada hakekatnya apa yang diolah, sedangkan pengetahuan adalah bagaimana sesuatu itu diolah. Semua praktek pengumpulan informasi dengan berbasiskan teknologi informasi pada dasarnya dapat dipergunakan untuk pengelolaan pengetahuan.

Pada dasarnya Teknologi informasi yang dipergunakan untuk KM sebaimana juga dipergunakan untuk berbagai bentuk aplikasi Sistem Informasi manajemen adalah terdiri atas:
1. Networks/jaringan, teknologi jaringan berguna untuk bisa memberikan akses yang luas kepada pengguna pengetahuan sehingga tercipta kerjasama dalam penggunaan pengetahuan tersebut, serta dimungkinkan untuk melakukan penambahan dan editing dalam waktu yang bersamaan.
2. Database; teknologi informasi ini merupakan muara daai suatu data, informasi, serta pengetahuan disimpan. Dari sinilah semua yang tersimpan bisa didistribusikan kepada yang membutuhkan. Database memungkinan data/informasi/pengetahuan disimpan, dimutakhirkan dan didistribusikan kepada yang membutuhkan.
3. Komputer; merupakan suatu perangkat yang sudah tidak asing lagi terdapat dalam suatu organisasi yang didalamnya terkandung prosesor dan software yang bisa diusahakan mempunyai kekuatan maksimal mendukung proses kerja dari sotware yang dibuat secara khusus untuk menjalankan program KM.
4. Internet, kemajuan jaringan dunia maya (cyberspace) seperti Internet telah memberikan alternatif pengembangan praktek penerepana KM yang tidak dibatasi oleh tempat tetapi juga tidak dibatasi oleh waktu. Pengetahuan yang dikelola KM tidak hanya bersifat lokal tetapi malahan menjadi bisa bersifat global. Penggunaan Internet sehingga informasi dan pnnegetahuan bisa diakses dari rumah, selama 24 jam sehari kini sudah bukan keniscayaan.

Diadaptasi dari Laudon& Laudon 2000Kalau melihat KM dari sudut pandang Sistem Informasi terdapat tiga dimensi yang harus diperhatikan dalam usaha untuk mengimplementasikannya. Dimensi tersebut adalah:
1. Dimensi Teknologi Informasi
2. Dimensi SDM
3. Dimensi Organisasi.

Kesalahan dari pelaku dan pengelola pengetahuan adalah sering melihat KM pada sudut pandang atau dimensi Teknologi Informasi saja. Sehingga yang tergambar kemudian adalah adanya kerumitan, biaya tinggi, resistensi dan perubahan pola kerja. Yang sebenarnya Teknologi Informasi dari prinsip KM merupakan puncak gunung es yang sering terlihat, tetapi kurang disadari bahwa ada bagian besar lain yang akan mempengaruhi berjalannya KM tersebut, yaitu dimensi SDM dan Organisasi.

Teknologi Informasi yang bentuknya bisa berupa Komputer, Internet, Jaringan, Satelit dan lain-lain, lebih sering muncul kepermukaan pada saat berbicara tentang KM. Penting sekali untuk meningkatkan kesadaran TI (IT awareness) dikalangan pegawai, serta adanya budaya sharing informasi dan pengorganisasian pengelolaan TI dalam perusahaan . Critical success factors lain dari penerapan KM seperti SDM dan Organisasi perlu menjadi perhatian penting.

 

Posted on September 10, 2008, in Tulisan. Bookmark the permalink. Leave a comment.

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

%d bloggers like this: