PERUBAHAN SISTEM ADMINSTRASI DI INDONESIA DAN TANTANGANNYA

 

Studi ilmu administrasi merupakan kombinasi dari ilmu (science) dan praktek (art) yang keduanya tidak bisa terpisahkan. Dinamika praktek penyelenggaraan pemerintahan berpengaruh langsung terhadap perkembangan dan penggunaan konsep administrasi publik. Di Indonesia, perkembangan dinamika dalam sistem pemerintahan berpengaruh terhadap paradigma administrasi publik. Secara garis besar model penyelenggaraan administrasi di Indonesia dapat dibedakan menjadi dua yaitu periode 1945-1998 dan 1999 sampai saat ini. Periode yang pertama didominasi dengan model state-centered public administration, dimana administrasi publik merupakan sarana bagi penguasa untuk menjawab apa yang disebut oleh Lucian Pye (1968) sebagai crises of penetration. Krisis ini muncul dari proses formasi negara (state formation) dimana negara negara yang baru merdeka dihadapkan pada masalah dalam membangun kemampuan untuk mengendalikan wilayah dan kelompok sosio kultural dan politik yang hidup dalam wilayah negara. Administrasi merupakan sarana untuk memperkuat kekuasaan negara. Karena cara pandang demikian ini maka istilah administrasi negara lebih banyak digunakan ketimbang istilah administrasi publik. Implikasi yang lain adalah mengedepannya model birokrasi monocratique yang diperkenalkan oleh Max Weber yang berciri sentralistik, hirarkis dan berorientasi pada peraturan (rule-driven) sebagai model ideal organisasi pemerintahan. Model ini dianggap mampu menciptakan efisiensi dan efektifitas dalam rangka melayani kepentingan penguasa untuk mempertahankan kekuasaannya berhadapan dengan kelompok kelompok politik, etnis dan geografis yang secara potensial melakukan penolakan (resistance) atau pemisahan (seccessionism) dari Negara Kesatuan Republik Indonesia.

Pendekatan state-centered dimulai sejak pembentukan pemerintahan pertama tahun 1945. Namun karena revolusi kemerdekaan, maka upaya pengembangan administrasi modern belum dapat dilaksanakan. Baru pada masa pemerintahan demokrasi parlementer tahun 1950, administrasi negara mulai ditata. Sejak Pemerintahan Natsir agenda utama pemerintahan adalah membangun sistem administrasi yang mampu menjamin terselenggaranya sistem pemerintahan hingga ke daerah. Sebagaimana kita ketahui Indonesia jaman 1950an mewarisi sistem administrasi eks-negara negara federal yang terkotak kotak. Sayangnya upaya tersebut terganjal tidak saja oleh konflik elit di tingkat pusat tetapi juga konflik antara pusat dan daerah. Pada masa Ali Sastroamidjojo agenda pembangunan sistem administrasi terhambat dengan pemberontakan PRRI/PERMESTA di daerah.

Baru pada masa Sukarno, penataan sistem administrasi berdasarkan model birokrasi monocratique dilakukan dalam rangka membangun persatuan dan kesatuan yang berdasarkan pada ideologi demokrasi terpimpin. Sukarno melakukan kebijakan apa yang disebut dengan retoolling kabinet, dimana ia mengganti para pejabat yang dianggap tidak loyal. Dengan Dekrit Presiden no 6 tahun 1960, Sukarno melakukan perombakan sistem pemerintahan daerah yang lebih menekankan pada aspek efisiensi dan kapasitas kontrol pusat terhadap daerah.

Model birokrasi monocratique dalam administrasi diteruskan oleh Suharto. Awal tahun 1970an, pemerintah orde baru melakukan reformasi administrasi yang bertujuan untuk menciptakan birokrasi yang tanggap, efisien dan apoltik. Hal ini dilakukan melalui larangan pegawai negeri berpolitik dan kewajiban pegawai negeri untuk mendukung partai pemerintah. Upaya ini dilakukan sebagai reaksi dari perkembangan birorkasi di akhir era Sukarno yang diwarnai oleh politisasi birokrasi. Disamping itu Suharto menerbitkan dua buah kebijakan yang sangat penting dalam sistem administrasi waktu itu. Pertama adalah Keppres no 44 dan no 45 tahun 1975 yang masing masing mengatur tentang susunan tugas pokok dan fungsi Departemen dan LPND. Melalui peraturan tersebut diatur standardisasi organisasi Departemen dan menjadi dasar hukum bagi pembentukan instansi vertikal di daerah. Produk kebijakan yang kedua adalah UU no 5 tahun 1974 tentang Pemerintahan di Daerah. Dalam peraturan tersebut, pemerintah daerah disusun secara hirarkis terdiri dari pemerintah daerah tingkat I dan tingkat II. Disamping itu setiap daerah memiliki status sebagai daerah otonom sekaligus sebagai wilayah kerja pemerintah. Sebagai implikasinya Kepala daerah diberikan jabatan rangkap yaitu sebagai Kepala Daerah otonom dan wakil pemerintah pusat. kebijakan kebijakan tersebut dilakukan untuk menciptakan efisiensi dan penguatan kontrol pusat kepada daerah.

Berakhirnya pemerintahan Orde baru mendorong munculnya pendekatan society-centered public administration dimana administrasi publik merupakan sarana bagi pemerintahan yang demokratis untuk menyelenggarakan kekuasaannya berdasarkan kedaulatan rakyat. Berbeda dengan masa sebelumnya dimana kedaulatan negara lebih menonjol, sejak reformasi 1999 kedaulatan rakyat menjadi kata kunci dalam penyelenggaraan administrasi. Negara bukan lagi dianggap sebagai satu satunya aktor yang secara ekslusif berperan dalam mencapai tujuan nasional. Dalam era reformasi, sistem demokrasi menuntut adanya kekuasaan yang terdesentralisir dimana masing masing komponen memiliki otonomi relatif terhadap komponen yang lain dengan maksud agar tidak ada satu pun elemen dalam penyelenggaraan pemerintahan yang dapat mendominasi kelompok yang lain. Sebagai konsekuensinya negara merupakan hanya salah satu mekanisme yang bersandingan dengan mekansime pasar (private sector) dan mekanisme sosial (civil-society) untuk memecahkan masalah pelayanan publik. Administrasi merupakan sarana koordinasi dari negara, masyarakat dan dunia usaha untuk mencapai tujuan nasional.

 

Hal ini sebagaimana kita lihat dalam praktek administrasi pada era reformasi. Krisis ekonomi yang menimpa Indonesia tahun 1997 menjadi pendorong perubahan besar dalam sistem pemerintahan di Indonesia. Melalui Tap MPR no XV Tentang Pokok Pokok reformasi pemerintah era reformasi dituntut untuk melakukan penataan untuk mewujudkan pemerintahan yang demokratis dan bersih dari KKN. Perubahan tersebut secara formal dituangkan dalam empat perubahan (amandemen) UUD 1945. Hasil dari amandemen tersebut merubah secara mendasar sistem pemerintahan di Indonesia. perubahan penting yang perlu dicatat dalam hal ini adalah. Pertama, perubahan kedudukan MPR yang bukan lagi menjadi Lembaga Tertinggi Negara. Sebelumnya MPR merupakan lembaga tertinggi negara yang mewakil seluruh komponen bangsa baik dari kelompok poliik, daerah dan fungsional. Berakhirnya kedudukan MPR sebagai lembaga tertinggi negara diikuti dengan perubahan Presiden yang bukan lagi menjadi mandataris MPR, tetapi merupakan Kepala Pemerintahan dan Kepala Negara yang dipilih langsung oleh rakyat. Perubahan tersebut dimaksud untuk menciptakan sistem check and balance.Kedua, perubahan amandemen IV mendorong terciptanya sistem yang terdesentralisir. Pada desain UUD 1945 naskah asli, disebutkan bahwa di tangan Presiden terkonsentrasikan seluruh kekeuasaan dalam penyelenggaraan pemerintaha “concentration of power upon presiden. Namun dengan amandemen ke IV, pemerintahan menjadi terdesentralisir. Hal ini terlihat dari pembatasan kekuasaan presiden..yang harus berbagai kekuasaan dengan DPR dan berbagai lembaga negara lainnya. Pada tataran hubungan pusat daerah, amandemen konstitusi mengatur pemberian otonomi yang luas kepada daerah. Amandemen IV menciptakan konfigurasi sistem administrasi yang terdesentralisir sebagai sarana untuk menjamin terselenggaranya demokrasi. Upaya penguatan sistem keseimbangan kekuasaan juga dilkaukan dalam hubungan antara negara dan rakyat. Hal ini terlihat dari sembilan pasal tambahan yang mengatur khusus tentang perlindungan hak asasi manusia.

Berbagai perubahan paradigma pemerintahan dalam era reformasi telah mengakhiri warisan sistem administrasi pada masa lalu yang dibangun berdasarkan pada model birokrasi monocratique. Namun model alternatif yang sering disebut dengan model post-weberian itu hingga saat ini masih mencari bentuk. Keadaan ini sedikit banyak menciptakan berbagai kerancuan mengenai arah perubahan dan pembangunan sistem administrasi negara di era reformasi. Ketidakjelasan arah dan fokus dalam membangun sistem administrasi negara Indonesia di era reformasi ini akan menjadi penghambat besar dalam menciptakan sistem administrasi negara yang tangguh berhadapan dengan tuntutan perbaikan kinerja pemerintah maupun tantangan persaingan global di tingkat internasional.

Setiap perubahan selalu ditandai dengan ketidakpastian. Beberapa masalah yang muncul dalam perubahan tersebut terutama adalah masalah korupsi, ancaman integrasi nasional, dan buruknya pelayanan publik.

Reformasi telah berjalan selama lebih dari satu dasawarsa, namun nampaknya reformasi belum menunjukkan hasil yang diharapkan. Menurut riset yang dilakukan oleh World Bank antara tahun 1996 hingga 2007 tentang mutu penyelenggaraan pemerintahan (governance), reformasi di Indonesia menunjukkan hasil yang belum menggembirakan.

*      tingkat partisipasi dan akuntabiltas pemerintah Voice & Accountability,

*      Political Stability and Lack of Violence,

*      Efektifitas pemerintahan (Government Effectiveness),

*      kualitas regulasi (Regulatory Quality),

*      Penegakan hukum (Rule of Law),

*      Pengendalian terhadap korupsi (Control of corruption)

 

Dari keenam indikator tersebut hanya tingkat partisipasi dan akuntabilitas pemerintah yang menunjukkan perbaikan signifikan. Untuk indikator yang lain, tata penyelenggaraan pemerintahan menunjukkan hasil dibawah kondisi tahun 1996. Ini artinya bahwa kinerja pemerintah pada era reformasi adalah masih ada di bawah masa orde baru yang sering menjadi sasaran kritik oleh para pendukung reformasi.

 

Tahun 2008 IPK Indonesia berada diurutan ke-126 dengan skors. 2,6, atau naik sekitar 0,3 dibandingkan IPK 2007 lalu. Tahun lalu bahkan merosot dari 2,4 ditahun 2006, menjadi 2,3 ditahun 2007. Tetapi Indonesia masih merupakan 71 negara yang indeksnya dibawah 3. Demikian halnya dengan hasil survey PERC tahun 2008 menunjukkan bahwa Indonesia adalah negara nomor tiga terkorup di Asia.

Masalah yang lain adalah problem integrasi. Sejak pemberlakuan kebijakan otonomi daerah, ancaman terhadap integrasi semakin menguat. Hal ini terlihat dari tuntutan untuk melepaskan diri dari NKRI, tuntutan pemekaran darah yang didorong oleh motif primordialisme dan sebagainya. Dalam proses pemekaran tersebut para pegawai negeri bahkan menjadi salah satu aktor pendukung utamanya.

Dalam hubungan dengan masyarakat, reformasi menyisakan masalah dimana masyarakat belum merasakan adanya manfaat yang jelas terutama dalam pelayanan publik. Berbagai penelitian yang dilakukan oleh perguruan tinggi dan lembaga lembaga riset menunjukkan bahwa pemerintah masih belum secara sungguh sungguh berupaya melakukan perbaikan dalam pelayanan. Penelitian UGM (2003) melihat bahwa masalah utama dari buruknya pelayanan publik adalah disebabkan masih rendahnya profesionalisme pegawai.

Tim Reformasi STIA-LAN

 

PERKEMBANGAN KEILMUAN ADMINISTRASI PUBLIK

 

Pada tataran keilmuan, administrasi publik mengalami perubahan dewasa ini terutama sejak tahun 1990an. Administrasi publik yang semula dianggap sebagai konsep ekslusif yang berfokus kepada masalah efisiensi dan efektifitas telah bergeser menjadi konsep yang multidisipliner. Administrasi publik tidak saja berfokus kepada efisiensi tetapi lebih luas lagi seperti isu demokrasi, pembedayaan, afirmative action dsb.  Secara garis besar konsep administrasi publik dibagi menjadi empat generasi yaitu generasi pertama yang menonjolkan karakteristik scientific administration, generasi kedua yaitu pluralism administration dimana administrasi berkembang berkat dukungan atau kontribusi ilmu ilmu sosial yang lain, generasi ketiga yang ditandai dengan kedewasaan jatidiri administrasi publik sebagai domain studi tersendiri dan generasi keempat dimana administrasi dipandang sebagai proses governance.

 

Generasi pertama

Kendati pengajaran ilmu administrasi telah dimulai sejak abad 18 terutama melalui pengajaran kameralisme di Jerman oleh Frederick William (1788) dan di Prancis pada era Napoleon, dalam literatur administrasi publik, karya Wilson lebih banyak dikenal sebagai tonggak perkembangan awal pemikiran administrasi publik. Generasi pertama pemikiran administrasi publik banyak menekankan sisi scientifik dan prinsip prinsip universal untuk mencapai efisiensi dan efektifitas. Woodrow Wilson melalui karyanya “the study of administration”, tahun 1887, berpendapat bahwa administrasi merupakan hasil perkembangan dari ilmu politik. Seperti  yang dikatakannya bahwa “The science of administration is the latest fruit of that study of the science politics which was begun some twenty-two hundred years ago..”. meskipun merupakan hasil dari perkembangan ilmu politik, Wilson menegaskan bahwa ilmu administrasi berbeda dengan ilmu politik.  Wilson yang tertarik dengan administrasi yang dikembangkan di Prancis dan Jerman pada masa itu, berpendapat bahwa administrasi berfungsi untuk membantu executif untuk menjalankan pekerjaan secara efektif dan efisien sehingga harus dipisahkan dari politik.

“The field of administration is a field of business. It is removed from hurry and strife of politics; it is at most points stands apart even from debatable ground of constitutional study (..) the object of administrative study is to rescue executive methods from confussion and costliness of empirical experiment and set them upon foundation laid deep in stable principle”.

 

Pendirian Wilson ini menjadi dasar pemikiran awal kelahiran ilmu administrasi publik di awal abad 20. Karya penting yang memperkuat pandangan dikotomi antara administrasi dan politik adalah dikemukakan oleh Frank J Goodnow (1900) dan Leonard D White. Goodnow menegaskan bahwa terdapat dua fungsi yang berbeda dalam pemerintahan. Pertama, politik yaitu fungsi menyangkut pembuatan kebijakan atau expresi dari kehendak negara. Dan administrasi yaitu fungsi yang terkait dengan pelaksanaan kebijakan tersebut. Perbedaan ini didasarkan pada pemisahan kekuasaan. Cabang legislatif dibantu oleh kemampuan intrepretatif dari cabang kekuasaan judisial, bertugas menjalankan kehendak negara. Sedangkan cabang kekuasaan eksekutif bertugas untuk mengadministrasikan kebijakan tersebut secara imparsial dan non diskriminatif.

Pemisahan administrasi publik dari ilmu politik menjadi semakin kokoh dengan kontribusi dari prinsip prinsip saintifik dalam administrasi. Pada masa itu beberap pemikiran saintifik manajemen seperti yang dipublikasikan oleh Frederick Taylor (1912) dan Frederick Henry Fayol (1916) berjudul Administration Industrielle et Général sangat berpengaruh dalam perkembangan administrasi publik saat itu. Pengaruh pemikiran manajemen saintifik tersebut diperkuat dengan karya Luther Gullick dan Lyndall Urwick yang berjudul Papers on the science of administration (1937). Kedua penulis tersebut, hampir sama dengan Fayol dan Taylor berkeyakinan bahwa terdapat prinsip prinsip universal yang dapat diterapkan dalam mengelola di setiap organisasi baik pemerintah, perusahaan, organisasi sosial dsb. Prinsip tersebut adalah Planning, Organising, Staffing, Directing, Coordinating, Reporting dan Budgeting.

 

 

Generasi kedua

Memasuki tahun 1950an, ilmu administrasi publik dipengaruhi oleh dua pandangan yang berbeda. Peter Self menyebut masa ini adalah muncul adanya pluralisme teori administrasi publik. Ada dua pengaruh dalam perkembangan administrasi publik saat itu yaitu ilmu politik dan manajemen. Menguatnya pengaruh ilmu politik, dimulai dari pernyataan D. Waldo (1950) yang menyatakan bahwa “A theory of Public Administration means in our time a theory of politics also”.  Ilmu politik sebagai ibu dari administrasi publik menyumbangkan pemikiran yang signifikan terhadap konsep konsep demokrasi, masyarakat pluralist, kesetaraan, dan birokrasi. Sumbangan ilmu politik ini lahir dari konteks dunia khususnya negara barat waktu itu yang dihadapkan pada masalah perang ideologi, dominasi birokrasi dalam menopang wellfare state. Ilmu politik menyumbangkan studi birokrasi dalam kaitannya dengan pembangunan politik. Hal ini misalnya terlihat dari karya La Palombara, Bureaucracy and political development (1963),  Lucian W Pye (Crisis in political development, l972). Pengaruh ilmu politik juga membuahkan pendekatan baru dalam administrasi publik yaitu ilmu kebijakan publik. Hal ini dipelopori oleh karya terutama Linbolm (1968), Wildavsky (1964).

 

Demikian pula halnya dengan ilmu manajemen. Pengaruh ilmu manajemen dalam administrasi publik adalah cara pandang adanya prinsip prinsip manajemen yang dapat diterapkan di semua jenis organisasi. pandangan ini mendorong para sarjana administrasi publik membuat jurnal administrative science quarterly pada tahun 1956. Jurnal ini menggambarkan sikap para sarjana administrasi publik yang berpendapat bahwa ilmu administrasi adalah sama dengan ilmu manajemen (generic management) yang dapat diterapkan disegala bentuk organsisasi, publik, privat, sosial dsb. Karena pengaruh manajemen yang kuat dalam administrasi publik, banyak sekolah di awal tahun 1960an menempatkan studi administrasi bisnis dan administrasi publik dan ilmu sosial lainnya dalam satu naungan.

Perlu perkembangan karakter pluralisme dalam ilmu administrasi di dorong oleh ketertarikan masyarakat keilmuan terhadap peran birokrasi yang dominan setelah perang dunia kedua. Berbagai sumbangan dari disiplin ilmu lain disamping politik dan manajemen yang sangat signifikan adalah berasal dari ilmu sosiologi. Karya Michel Crozier Le phenomenon bureaucratic (1964), Merton (1954), Parkinson (1955), dsb. Para sosiolog memberikan sumbangan dalam pemahaman lebih mendalam mengenai dinamika birokrasi dalam masyarakat.

 

Generasi ketiga administrasi publik sebagai administrasi publik (1970-sekarang)

Perkembangan administrasi publik masa sebelumnya membentuk sikap percaya diri bagi sarjana dan penyelenggara pendidikan administrasi publik untuk menjadikan administrasi publik sebagai suatu disiplin tersendiri. Di Amerika, sekolah yang menyelenggarakan program administrasi publik mendirikan persatuan yaitu National Association of Schools of Public Affairs and Administration (NASPAA) pada tahun 1970. Sebanyak 250 akademi dan universitas yang tergabung dalam asosiasi tersebut membuka program Master of Public Administration yang memberikan gelar MPA bagi lulusannya. Di tingkat internasional, pada tahun 1970 dibentuk IASIA (International Association of School and Institut of Administration) dengan anggota lebih dari 160 sekolah dan institut ilmu administrasi.

 

Generasi keempat

Menguatnya konsep konsep manajerialisme di awal tahun 1980an memiliki pengaruh yang kuat terhadap perkembangan konsep administrasi publik di tahun 1990an. Berawal dari kritik pendekatan public choice yang berkembang di tahun 1970an terhadap model birokrasi dalam negara negara yang menganut ideologi wellfare state, para akademisi dan praktisi di negara negara barat terdorong untuk menerapkan pendekatan manajemen sektor privat ke dalam sektor publik. Cara kerja sektor swasta yang menekankan kinerja, efisiensi, dan fleksibilitas dianggap merupakan formula yang tepat untuk memperbaiki masalah pemborosan, inefisiensi, iresponsifitas pemerintah yang banyak dikritik oleh para  akademisi public choice.  Trend manajerialisme di sektor publik mendorong pendekatan baru yang dikenal sebagai pendekatan new public management. Istilah “new” ini digunakan untuk membedakan dengan  public management yang lama. Yang disebut belakangan ini, diartikan sebagai tindakan manajerial didalam konteks kebijakan tertentu dan kelembagaan. Menurut Ott, Hyde dan Shafritz dalam bukunya Public Management : The essential Readings (1991) public management memberikan tekanan bahwa “administrasi publik merupakan suatu profesi dan para public managers sebagai praktisi dari profesi tersebut”. Kendati menekankan aspek manajerialisme dalam penyelenggaraan kebijakan, konsep public management secara tegas berbeda dengan private sector management. Menurut Les Metclafe dan Sue Richards (1993 :115) “what distinguishes public management is explicit acknowledgement of responsibility for dealing with structural problems  at the level of the system as a whole”. Public management adalah penerapan manajemen oleh para manajer publik di birokrasi dalam rangka pelaksanaan kebijakan publik. Berbeda dengan konsep public management “lama”, menurut Christopher Hood (1991) new public management lebih menekankan pada pengukuran kinerja daripada proses penerapan kebijakan, lebih menitiknberatkan pada pelayanan yang kompetitif yang dijalankan melalui organisasi publik semi otonom atau sistem kontrak dengan swasta ketimbang melalui pelayanan oleh birokrasi dan memberikan kebebasan kepada manajer publik bekerja seperti rekannya di sektor swasta. Kendati demikian konsep new public management (NPM) tidak sepi dari kritik. Richard Rhodes (1994 :148) misalnya konsep tersebut cenderung menciptakan “bahaya adanya fragmentasi kelembagaan pemerintah, hilangnya akuntabilitas, dan merosotnya kemampuan pemerintah mengendalikan sistem”. Secara tegas, Rhodes berpendapat bahwa “NPM could be a disaster waiting to happen” (1994: 149).

Perdebatan antara “Old” Public Management” dan “New” Public Management” mendorong pendekatan baru yang memandang administrasi publik sebagai governance. Fokus utama bukan lagi pada pemerintah (government) sebagai sebuah institusi yang diberikan kewenangan untuk mengatur masyarakat dan menjadi penyedia utama pelayanan publik melainkan lebih pada proses. Governance merupakan proses pemecahan masalah publik yang melibatkan instrumen hukum, kebijakan, kemitraan pemerintah dengan swasta maupun pemberdayaan masyarakat dalam rangka mencapai tujuan pemerintahan secara efektif dan efisien. Implikasi dari pendekatan ini adalah :

a.    Kaburnya batasan konsep pemerintah sebagai lembaga yang ekslusif dalam penyelenggaraan pemerintahan. Sebagai bentuk penguatan gagasan demokrasi dalam proses penyelenggaraan pemerintahan, pemerintah diharapkan mampu mendorong partisipasi swasta dan masyarakat dalam memecahkan masalah masalah publik. Dalam konteks ini, konsep kunci pemerintahan telah bergeser dari konsep pemerintah sebagai “ruler” atau penguasa kepada konsep pemerintah sebagai pemberdaya (enabler). Demikian halnya gambaran proses pemerintahan yang bersifat hirarkis dan ekslusif bergeser kepada proses interaksi dalam sistem jejaring (network) dan kemitraan.

b.    Menguatnya pendekatan multidispliner dalam studi ilmu administrasi publik. Mengaburnya batasan lembaga pemerintah yang tidak lagi bersifat ekslusif, membawa implikasi dalam dimensi keilmuan. Studi administrasi publik semakin bersifat multidipliner dengan kontribusi terutama dari displin ilmu politik, manajemen dan hukum. Ilmu politik memberikan pemahaman terhadap konteks operasional administrasi publik, sedangkan manajemen dan hukum memperkuat pemahaman atas sarana bertindak dari para manajer publik.

c.    Menguatnya gagasan bahwa manajemen publik adalah sebuah profesi. Pemahaman bahwa penyelenggaraan pemerintahan merupakan proses pemecahan masalah menuntut kemampuan konseptual dan teknis. Hal ini menciptakan kebutuhan untuk memperkuat profesionalisme tidak saja bagi para manajer publik tetapi juga para pimpinan organisasi swasta dan masyarakat yang menjalankan kerjasama dengan insitusi pemerintah. 

      TIM Reformasi STIA-LAN.

 

 

Pengembangan Universitas

MEMBANGUN UNIVERSITAS YANG AMBISIUS DALAM RANGKA PERBAIKAN KUALITAS PENDIDIKAN TINGGI DI INDONESIA

PENDAHULUAN
Sumberdaya manusia merupakan aset paling strategis bagi suatu bangsa dan negara. Ia bukan saja sebagai comparative advantages melainkan juga telah menjadi competitive advantages. Hal ini disebabkan kemajuan suatu bangsa dan negara bukan hanya bertumpu pada ketersediaan sumberdaya alam (natural resources) semata, namun sangatlah ditentukan oleh kualitas sumberdaya manusianya. Kemajuan negara-negara barat atau Eropa, Amerika Serikat dan Jepang, demikian juga di negara-negara yang disebut macam asia atau new industrial state, seperti Singapura, Korea, Taiwan, Hongkong, Cina, dan Malaysia sangat ditentukan oleh kualitas sumberdaya manusia yang mereka miliki.
Kualitas sumberdaya manusia antara lain ditentukan oleh mutu dan tingkat pendidikan. Kualitas pendidikan yang rendah menyebabkan kualitas sumberdaya manusia rendah; makin tinggi tingkat pendidikan maka makin tinggi pula kualitas sumberdaya manusia. Sebab hal ini berpengaruh terhadap cara pikir, nalar, wawasan, keluasan dan kedalaman pengetahuan. Dengan tingkat pendidikan yang tinggi diharapkan akan lebih mudah memperoleh kesempatan guna mendapatkan pekerjaan yang lebih baik dengan penghasilan yang relatif lebih tinggi.
UNDP mengeluarkan Human development Report (HDR) berupa laporan tahunan tentang pembangunan manusia di seluruh dunia. HDR mengurutkan negara di dunia berdasarkan peringkat dari Human Development Index (HDI). Dalam HDR tahun 1996 tampak bahwa dari 173 peringkat HDI, Indonesia menduduki urutan ke 102 dengan indeks 0,61 (penduduk yang kualitasnya rendah nilai HDI-nya mendekati 0, sedangkan yang baik mendekati 1). Sementara itu negara-negara ASEAN lainnya, kecuali Filipina, sudah masuk peringkat antara 34 dan 53: Malaysia menduduki urutan ke 53 dan Singapura menempati urutan ke 34. Kemudian Korea Selatan pada peringkat 29, Cina peringkat 108, Sri Langka dalam urutan 97. Sementara berdasarkan data terbaru yang dikeluarkan oleh UNDP tahun 2000 berdasarkan penelitian HDI, dari 173 negara di dunia, peringkat mutu pendidikan Indonesia berada pada urutan 109 posisi, Sebuah posisi yang menurun bila dibandingkan dengan urutan ke 105 pada tahun 1999. Posisi itu jauh tertinggal dibandingkan dengan negara-negara tetangga seperti Singapura (urutan ke-24), Jepang (urutan ke-8), Malaysia (urutan ke-61), Thailand (urutan ke-76), dan Philipina yang menempati posisi ke 77. Cina urutan ke-99, Srilangka urutan ke-84, bahkan Vietnam yang relatif baru justru berkembang justeru lebih baik dari Indonesia, yaitu menempati posisi ke-108.[1]

PERKEMBANGAN PARADIGMA PENGEMBANGAN SUMBERDAYA MANUSIA

Rendahnya urutan Indonesia dibandingkan dengan negara-negara lain di Asia umumnya, dan di Asia Tenggara khususnya antara lain disebabkan pembangunan Indonesia hingga tahuan 1990-an lebih bertumpu pada pembangunan ekonomi dan fisik, seperti di negara-negara berkembang lainnya yang disebut production-centered development. Production-centered development dilakukan dalam upaya mengatasi keterbelakangan dunia ketiga, termasuk Indonesia dengan mengejar pertumbuhan ekonomi karena diyakini bahwa pertumbuhan ekonomi sangat penting bagi kemajuan bangsa. Oleh Karena itu tidak mengherankan jika paradigma pembangunan saat itu didominasi oleh pemikiran pentingnya pertumbuhan ekonomi dalam mengejar ketertinggalan suatu bangsa.
Dalam kearifan pembangunan ini, pertumbuhan ekonomi dijadikan sebagai ukuran utama keberhasilan pembangunan dan hasil pertumbuhan akan dapat dinikmati pula oleh masyarakat sampai lapisan bawah melalui “trickle down effect”. Paradigma pertumbuhan atau paradigma ekonomi murni tampaknya menjadi paradigma yang dominan di banyak negara, tidak terkecuali Indonesia. Paradigma ini memandang pembangunan nasional sebagai identik dengan pembangunan ekonomi. Tujuan pembangunan nasional adalah untuk mencapai pertumbuhan ekonomi setinggi-tingginya.
Paradigma ini memang menghasilkan pertumbuhan ekonomi, namun ternyata pertumbuhan ekonomi tidak selalu beriringan dengan pertumbuhan kesejahteraan mayoritas penduduk. Fenomena yang muncul kemudian adalah timbulnya berbagai kesenjangan di masyarakat. Fakta menunjukkan bahwa kesenjangan yang semakin melebar baik antar daerah, antar sektor dan antar strata justru banyak terjadi di negara yang sedang membangun dengan menggunakan paradigma ini. Kesenjangan itu muncul antara lain karena mekanisme distribusi (sumberdaya) tidak berfungsi dengan baik. Untuk mengatasi kesenjangan tersebut maka timbul pemikiran bahwa pertumbuhan haruslah secara beriringan dan terencana mengupayakan terciptanya pemerataan kesempatan dan pembagian hasil-hasil pembangunan dengan merata. Strategi demikian dikenal dengan redistribution-growth development[2]. Dengan kebijakan ini ternyata tetap terjadi kesenjangan. Mekanisme distribusi tetap tidak berjalan dengan baik. Prosentase hasil pertumbuhan ekonomi yang lebih besar justru dinikmati oleh sebagian kecil penduduk saja.
Untuk mengatasi mekanisme distribusi yang tidak berjalan sesuai dengan harapan tersebut, maka pada tahun 1970-an muncul konsep pendekatan kebutuhan pokok (basic-need approach ) yang memberi tekanan pada distribusi hasil pembangunan. Program pemenuhan basic needs (kebutuhan pokok) juga menjadi acuan dalam perencanaan ekonomi nasional di banyak negara dunia ketiga, termasuk Indonesia. Tetapi pendekatan kebutuhan dasar ini tidak membawa hasil optimum bagi peningkatan kualitas hidup manusia.
Dalam paradigma pertumbuhan dan pemenuhan kebutuhan pokok peranan pemerintah sangat dominan dan kebijakan yang dihasilkan bersifat top-down serta sangat berorientasi pada produksi, fokus dan prioritas utamanya adalah pada growth-generating sectors. Mekanisme pasar menjadi tumpuan dalam mencapai pertumbuhan[3]. Dalam perspektif pengembangan sumberdaya manusia tampak bahwa pembangunan nasional yang dilaksanakan melalui centrally-composed blueprint plan yang dirumuskan oleh teknokrat, dan alokasi sumber pembangunan yang sentralistis cenderung meng-cripple-kan potensi masyarakat karena pada hakekatnya pembangunan merupakan delivered development yang cenderung menumbuhkan hubungan dependensi antara rakyat dan proyek pembangunan atau antara rakyat dan birokrat. Oleh Karena itu sifatnya menjadi disempowering, dan tidak menekankan kemampuan masyarakat untuk berusaha mengaktualisasikan potensinya[4].
Jadi ada kecenderungan universal di negara berkembang bahwa pada kondisi awal negara tersebut, dimensi pembangunan ekonomi (juga dimensi pembangunan politik) menduduki posisi sentral dalam pembangunan nasional, termasuk Indonesia. Dalam periode ini pembangunan yang bertumpu pada manusia belum mendapat perhatian yang serius atau belum mendapat tempat yang layak dalam pembangunan nasional. Tetapi pada tahap pembangunan selanjutnya, dimensi-dimensi pembangunan lain, seperti dimensi SDM, menjadi bagian integral dari realitas pembangunan yang bersifat multidimensional. Paradigma kebijakan pembangunan seperti ini yang mulai dikembangkan pada tahun 1980-an di negara-negara berkembang termasuk Indonesia, disebut human-centered development, pembanguan yang bertumpu pada manusia,.
Dengan kata lain, meskipun pembangunan sumberdaya manusia merupakan dimensi yang seringkali menduduki posisi periferal pada wal pembangunan nasional suatu negara, namun dalam perkembangannya terjadi peningkatan relevansi dimensi sumberdaya manusia dalam pembangunan. Itu dilakukan oleh kesadaran bahwa pembangunan sumberdaya manusia merupakan investasi human capital yang harus dilakukan sejalan dengan investasi physical capital. Strategi pembangunan yang bertumpu pada manusia baru dikembangkan di Indonesia dan itupun baru merupakan sentuhan-sentuhan awal dan mendapat tempat yang belum begitu dominan hingga akhir pemerintahan orde baru, tidak mengherankan jikaposisi Indonesia anjlok jika dibandingkan dengan negara-negara di Asia dan Asia Tenggara, karena indikator kinerja pembangunan SDM yang tercantum dalam HDI pada tahun 1990-an mencakup indikator pendidikan, kesehatan, dan kemampuan daya beli atau akses ke sumber daya ekonomi atau pemenuhan kebutuhan hidup, dan tidak lagi berdasarkan pendapatan per kapita atau GNP semata. Dengan kata lain, karena pengembangan sumberdaya manusia belum menjadi faktor determinan dalam kebijakan nasional maka kualitas sumberdaya manusia Indonesia adalah terburuk di Asia Tenggara.
Evaluasi pembangunan yang melihat pada pendapatan per kapita, angka pertumbuhan pendapatan nasional, dan kemudian distribusi pendapatan tidak lepas dari konsep pembangunan (perekonomian) yang berkembang pada saat itu. Pada saat itu, pendapatan per kapita, angka pertumbuhan, pendapatan nasional, dan distribusi pendapatan bahkan sudah hampir diterima sebagai “baku”. Berbagai analisis untuk mengelompokkan negara sering menggunakan pendapatan per kapita sebagai kriteria. Pada hal tingkat pendapatan yang tinggi tidak dapat dijadikan patokan tingginya tingkat pembangunan manusia[5]. Peningkatan pendapatan per kapita bangsa seringkali tidak dibarengi secara seimbang dengan peningkatan kualitas sumberdaya manusianya, seperti tercermin dari banyak data. Pada waktu pendapatan per kapita negara Indonesia mencapai USD500 tahun 1989, rata-rata angka harapan hidup adalah 61,5 tahun dan angka melek huruf orang dewasa (10 tahun ke atas) adalah 77 persen. Dibandingkan dengan Sri Langka, misalnya, pada waktu pendapatan per kapita yang sama, yaitu USD500 pada tahun 1991, rata-rata angka harapan hidup di Sri Langka sudah mencapai 71,2 tahun dan angka melek huruf orang dewasa mencapai 89 persen.
Singkatnya, jika sebelum tahun 1990-an banyak ahli dan lembaga internasional mengelompokkan negara berdasarkan pada pendapatan per kapita, maka Human Development Report (HDR) membuat urutan negara tidak berdasarkan pada pendapatan per kapita, melainkan berdasarkan HDI karena dalam banyak hal pendapatan nasional tidak selalu representatif untuk aspek pembangunan yang lain. Dalam kontek ini ada upaya untuk mengaitkan pertumbuhan ekonomi[6] suatu negara dengan pembangunan manusia, sebab pertumbuhan ekonomi tidak akan berkelanjutan tanpa pembangunan manusia; tingkat pendapatan yang tinggi tidak dapat dijadikan patokan tingginya tingkat pembangunan manusia. Sebuah indeks sebagai suatu pengukuran agregat pembangunan manusia dibuat untuk menghasilkan peringkat dan adanya peringkat berarti suatu evaluasi relatif dalam suatu kelompok, bukan individu.

PENDIDIKAN TINGGI YANG AMBISIUS SEBAGAI SARANA PENGEMBANGAN SUMBERDAYA MANUSIA INDONESIA

Ukuran kemajuan dan kemandirian suatu bangsa tidak dapat hanya berupa pertumbuhan ekonomi dan pendapatan per kapita, tetapi lebih mendasar lagi menyangkut manusianya. Hal ini disebabkan manusia adalah sumberdaya pembangunan yang paling utama di antara sumber-sumber daya lain yang akan dibangun kemampuan dan kekuatannya sebagai pelaksana dan penggerak pembangunan. Secara teoritis maupun empiris, betapa SDM berperan sebagai sumber kemajuan yang dicerminkan dalam ukuran ekonomi melalui pertumbuhan. Modal manusia ini yang paling utama dihasilkan oleh pendidikan. Pembangunan manusia sebagai sumberdaya pembangunan menekankan manusia sebagai pelaku pembangunan yang memiliki etos kerja produktif, keterampilan, kreativitas, disiplin, profesionalisme, serta memiliki kemampuan memanfaatkan, mengembangkan, dan menguasai ilmu pengetahuan dan teknologi, serta kemampuan manajemen. Kualitas manusia sebagai insan dan sumberdaya pembangunan seperti itu akan membawa Indonesia tumbuh dan maju menjadi bangsa besar yang sejajar dengan bangsa maju lainnya[7].
Pentingnya unsur manusia dalam pembangunan tampak secara jelas sejak diterbitkannya HDR oleh UNDP tahun 1990 di mana dalam setiap laporannya selalu ditekankan bahwa pembangunan manusia merupakan usaha untuk “increasing people’s choices”[8]. Pentingnya unsur manusia dalam pembangunan di Indonesia sesungguhnya telah tampak secara jelas dirumuskan dalam GBHN di mana hakekat pembangunan nasional adalah manusia itu sendiri yang merupakan titik pusat dari upaya pembangunan. Komitmen Indonesia dalam melaksanakan pembangunan manusia sudah lama digariskan dalam GBHN sehingga Indonesia sesungguhnya lebih maju selangkah dalam pemikiran mengenai pembangunan manusia daripada UNDP. Dalam GBHN selalu tertuang bahwa tujuan pembangunan nasional adalah pembangunan manusia Indonesia seutuhnya dan pembangunan masyarakat Indonesia seluruhnya baik materil maupun spiritual. Sayangnya komitmen politik tersebut tidak pernah diterjemahkan secara konkrit dalam kebijakan pembangunan Indonesia dalam tataran realitas. Dalam rumusan GBHN 1993 disebut: “Titik berat pembangunan jangka panjang kedua diletakkan pada bidang ekonomi yang merupakan penggerak utama pembangunan seiring dengan kualitas sumberdaya manusia…”. Dari rumusan ini jelas terjadi pergeseran paradigma pembangunan yang tadinya amat menekankan pada dimensi pembangunan ekonomi yang berorientasi pertumbuhan menuju pada paradigma pembangunan yang menekankan pada pembangunan ekonomi sekaligus pembangunan sumberdaya manusia dan terjadi pergeseran keterkaitan pembangunan ekonomi dan pembangunan sumberdaya manusia dari keterkaitan subordinatif menjadi komplementer.
Pembangunan sumberdaya manusia atau menjadikan manusia sebagai fokus pembangunan adalah penting. Itu tampak dari empat perspektif tentang peranan pembangunan sumberdaya manusia dalam pembangunan sebagai berikut:[9]
i. Perspektif Fungsionalis. Perspektif ini menganggap bahwa pendidikan sebagai komponen utama pembangunan SDM harus berfungsi sebagai wacana untuk mewariskan norma-norma dan nilai-nilai masyarakat. Melalui pendidikan, individu-individu akan mendapat pengetahuan dan keterampilan untuk hidup dalam masyarakat yang makin kompleks. Menurut perspektif ini, kualitas manusia “diprogram” melalui pendidikan untuk dapat menyesuaikan dengan logika masyarakat industri dan tuntutan pasar.
ii. Perspektif Liberal. Dalam perspektif ini pembangunan sumberdaya manusia – lebih dari sekedar mendorong konformitas individu dengan tata nilai yang ada, akan tetapi harus mendorong individu untuk mengembangkan potensinya sebagai manusia – melalui pengembangan talenta fisik, emosi, spirit dan intelektualnya. Individu harus belajar melalui pengalamannya, dan tidak semata-mata melalui apa yang dikatakan kepadanya. Dengan demikian mereka akan mengembangkan kemampuannya untuk melihat secara kritis situasi yang objektif melengkapinya.
iii. Perspektif Sosial-Demokratis. Perspektif ini melihat peranan pembangunan sumberdaya manusia dalam mewujudkan persamaan dan keadilan sosial. Karenanya, apabila pendidikan gagal dalam mewujudkan equality of opportunity, maka hal itu akan berarti kegagalan dalam mengembangkan potensi industri.
iv. Perspektif Marxis. Perspektif ini melihat di dalam masyarakat yang kapitalis, pembangunan SDM merupakan proses reproduksi tenaga kerja untuk memenuhi kebutuhan mereka yang menguasai tenaga kerja dan faktor produksi. Kurikulum pendidikan menyimpan fungsi-fungsi tersembunyi untuk menghasilkan tenaga kerja yang pasif, taat, yang menerima struktur kekuasaan tanpa mempersoalkannya. Perspektif ini melihat pembangunan SDM dalam konteks sistem kapitalisme sebagai wacana untuk melestarikan dan melegitimasikan kesenjangan sosial.
Bahwa SDM memiliki posisi sentral dalam mewujudkan kinerja pembangunan agaknya tidak ada yang menyanggah. Tetapi pemaknaan pengembangan SDM memang dapat bersifat mendua dan dapat bersifat misleading[10]. Dalam perpektif pembangunan yang berpusat pada produksi, pembangunan SDM cenderung menempatkan manusia sebagai resource pembangunan. Nilai atau harga manusia dalam kontek ini ditentukan oleh relevansi kontribusinya pada proses produksi. Kualitas manusia “diprogramkan” sedemikian rupa agar dapat sesuai dengan tuntutan kebutuhan pembangunan, atau kebutuhan masyarakat industrial. Hakekat manusia di sini cenderung dilihat sebagai salah satu bentuk faktor produksi semata yang melengkapi faktor produksi lain.
Dalam kaitan dengan human-centered development,[11] universitas menjadi roda penggerak pemberdayaan manusia (empowering people)[12]. Proses pemberdayaan manusia ini menumbuhkan conscientization manusia, kesadaran akan kediriannya (self-hood) yang memungkinkan mereka untuk secara kritis melihat situasi sosial yang melingkupi eksistensinya.
Salah satu hal penting dalam meningkatakan kualitas universitas dalam rangka pemberdayaan tersebut adalah membangun universitas yang penuh mabisi untuk maju. Untuk membangun internal dan eksternal institusinya seperti yang diutarakan oleh ……. dalam bukunya …..
A. Universitas yang Ambisius
Ambisi bagi sebuah universitas dan organisasi-organisasi lainnya merupakan bahan bakar bagi kesusksesan usaha mereka dalam mencapai tujuan-tujuannya. Suatu universitas yang ambisius akan merangsang tenaga mudanya untuk berkinerja lebih baik lagi, untuk berinovasi lebih banyak lagi, dan lebih berani mengambil resiko dalam memajukan institusinya tersebut. Dengan demikian, mereka juga akan mendorong seluruh staff kearah kesuksesan. Ada beberapa hal yang kemudian menjadi kunci sukses membangun universitas yang ambisius: (i) Ambisi dan Komitmen Organisasi; (ii) Penunjukkan Staf Akademik; (iii) Restruktur Organisasi; (iv) Inovasi dan Pengembangan-pengembangan Baru; (v) Komunitas Universitas yang Ambisius; (vi) Strategi Sumberdaya Manusia; dan (vii) Lembaga/Badan Kemahasiswaan.
i. Ambisi dan Komitmen Organisasi
Tidak ada sebuah organisasipun yang dapat mencapai kesuksesan tanpa mempunyai ambisi dan sifat kompetitif, karena kesuksesan tidak begitu saja terjadi tetapi merupakan suatu yang harus kita capai. Sudah dibuktikan bahwa universitas terbaik adalah mereka yang ambisius dan kompetitif; bukanlah berita baru bahwa Manchester membayar pegawainya lebih tinggi dari universitas lain sebelum Perang Dunia I untuk menarik professor-profesor terbaik yang ada.
Yang menjadi dasar kesuksesan suatu universitas adalah bahwa ambisi institusi yang bersangkutan dipahami oleh keseluruhan anggotanya, kemudian kompetisi antar universitas dan kebutuhan untuk menjaganya adalah harus di mengerti dengan baik, selanjutnya, tidak kalah penting bahwa adanya kesuksesan harus diberi penghargaan dengan penuh antusias. Sehingga apabila terjadi suatu kesalahan maka harus disadari untuk tidak mengulanginya kembali.
ii. Penunjukkan Staf Akademik
Salah satu komponen penting dalam menentukan kesuksesan suatu universitas adalah penunjukkan staf akademik. Sekitas 50% dari rata-rata biaya pengeluaran suatu universitas adalah untuk membayar gaji staf akademiknya, karena merekalah yang memiliki tanggung jawab penting dalam kesuksesan pengajaran dan penelitian.
Universitas yang ambisius memperkerjakan pegawai-pegawai yang terbaik, yakni memperkerjakan lulusan-lulusan terbaik dibidangnya, universitas mencarinya ke seluruh negara, universitas menentukan dengan hati-hati siapa-siapa saja yang akan mereka pekerjakan dan mengikutsertakan banyak staf-stafnya dalam proses rekruitmen, kemudian universitas memilih hanya peserta yang terbaik dan apabila yang terbaik tidak terdapat dalam daftar pelamar kerjanya, maka universitas harus mengiklankan kembali lowongan tersebut dan memulai proses ini dari awal lagi.
Terkesan proses rekruitmen staf akademik ini sangat mahal, memakan waktu dan pemikiran yang mendalam serta melibatkan banyak staf-staf yang ada, tetapi di pihak lain keuntungan yang diperoleh nantinya akan menghasilkan staf-staf akademik yang berkualitas dan professional sehingga kesuksesan universitas yang bersangkutan tidak diragukan lagi.
Apabila universitas kelihatannya akan kehilangan staf akademik potensialnya, maka universitas tersebut harus mempercepat proses rekruitmennya yaitu dengan cara mempercepat proses interviewnya atau mencoba untuk menawarkan paket-paket fasilitas yang kemungkinan besar universitas lain tidak mampu untuk menawarkannya. Tambahan lagi, setelah proses interview dilakukan, sesegera mungkin untuk memperkerjakan staf akademik potensial tersebut dan lakukan penandatanganan kontrak kerja.
Pada perekruitan setingkat professor, universitas yang ambisius akan mengajukan daftar pertanyaan terbaiknya; dan mereka tidak akan menginterview kecuali mereka yakin bahwa pelamarnya adalah yang terbaik. Dalam hal ini, universitas tidak akan menghambur-hamburkan dana dan waktu untuk merekruit orang-orang yang tidak kompeten dan professional.
Pengalaman mengajar, menulis dan penelitian merupakan faktor-faktor standar yang harus dimiliki oleh staf-staf akademis sebuah universitas. Maka dari itu tim perekruitan staf akademik dan atau professor yang akan diperkerjakan di universitas yang bersangkutan harus memiliki faktor-faktor tersebut.
Faktor pembeda antar universitas adalah kemauannya dalam memperkerjakan ekspatriat. Memperkerjakan ekspatriat adalah merupakan salah satu strategi dalam meningkatkan sumber daya manusia dalam sebuah institusi. Meski memang banyak faktor yang harus diperhatikan seperti biaya hidup, keamanan dan kestabilan politik negara, bahkan iklim negara kita yang berbeda dengan negara lain. Penentuan batasan waktu kerja atau kontrak kerja untuk sementara waktu bagi para ekspatriat yang professional dan kompeten dibidang tertentu yang dibutuhkan universitas merupakan salah satu solusi untuk pencapaian kesuksesan sebuah universitas pula. Hal tersebut berkaitan erat dengan masalah pengorganisasian dana agar efisiensi dan efektivitas tetap terjaga.
iii. Restruktrur Organisasi
Staf dari sebuah universitas yang ambisius akan berharap bahwa universitas akan mengambil tindakan untuk memikirkan kembali reputasi bagian-bagiannya. Pada universitas yang ambisius restrukturisasi akan memiliki resiko mengalami kemunduran kinerja kademis. Dengan kata lain, sebuah universitas yang ambisius dan sukses akan berusaha bergerak kearah perbaikan, mereka tidak hanya akan memiliki kemampuan, dan akan bergerak dengan cepat untuk memperbaiki hal-hal yang tidak pada tempatnya; tetapi juga akan lebih berkeinginan untuk menerima konsekuensi dari rendahnya kinerja, dimana tekanan dari teman sejawat akan lebih efektif berdampak bagi manajemen sentral dalam melaksanakan perubahan-perubahan. Takanan-tekanan tersebut akan justru memotivasi kerja staf demi pencapaian tujuan, bukannya mematikan semangat kerja.
iv. Inovasi dan Pengembangan Baru
Universitas yang ambisius senang untuk melakukan sesuatu yang baru, mereka menyediakan dana untuk inovasi, mereka berinvestasi untuk pengembangan-pengembangan baru, mereka mendorong staf-stafnya untuk mengajukan proposal-proposal baru, mereka mendorong staf-stafnya untuk mengajukan dana-dana dari luar. Sistem seperti ini akan menimbulkan suasana kompetisi yang sehat dan lebih efektif. Ambisi dan sifat kompetitif mengarah kepada kemampuan untuk menanggung risiko yang juga mengarah kepada kesuksesan. Ambisi universitas akan menular kepada staf-stafnya, terutama yang muda-muda, untuk mengambil risiko dalam mengajukan proposal penelitiannya. Hal ini akan mengarah kepada kesuksesan universitas yang bersangkutan karena kemampuan untuk menanggung risiko atau keberanian akan mengarah kepada perubahan dan kesuksesan.
Karena meskipun ide-ide baru yang datang tidak diterima, tetapi perasaan untuk lebih baik mencoba dari pada tidak sama sekali adalah lebih baik demi adanya kesuksesan bagi organisasi yang merupakan milik bersama tersebut. Apabila dibayangkan seorang pegawai muda yang handal masuk pada universitas yang tidak ambisius maka akan bersifat mengalah akan segala yang terjadi, cemas akan ide-ide baru, cemas akan melakukan kesalahan-kesalahan yang tidak perlu, tidak mau menanggung resiko untuk mengarah kepada perbaikan, tidak bersifat kritis dan tidak senang merayakan sebuah kesuksesan. Kesuksesan nampaknya akan jauh dari impian. Sedang apabila kita bayangkan seorang tenaga handal muda yang masuk pada universitas yang ambisius, maka dia akan berkembang, dia akan mendapat promosi, dan mendapatkan penghargaan akademik. Dengan demikian, dapat dibayangkan bahwa tenaga muda yang masuk pada universitas yang tidak ambisius akan berkembang lebih lambat dan bahkan akan gagal bersama sama dengan universitas yang bersangkutan.
vi. Komunitas Universitas yang ambisius
Ambisi awalnya hanya berkembang di bidang akademik, tetapi dapat juga berpengaruh kedalam komunitas universitas. Ambisi dapat menjalar kepada staf-stafnya, dimana mereka melihatnya sebagai suatu tantangan untuk meyakinkan mereka bahwa ambisi adalah dasar dari misi akademik universitasnya, sehingga bagian rumahtangga, karyawan bagian umum, staf kebersihan, pustakawan, semuanya mencoba untuk menirunya. Benih ambisi organisasinya akan menular pada seluruh kehidupan universitas. Pada universitas yang ambisius, komunitasnya khawatir tentang hal-hal kecil apakah segalanya sudah berjalan dengan baik atau belum, tentang pelaksanaan akademik berjalan dengan baik atau tidak, dengan penyediaan pelayanan terbaiknya sudah diberikan atau belum. Seluruhkomunitas bahkan ingin menunjukkan kesuksesan mengurus universitas tersebut di koran daerahnya atau berita sorenya, seperti halnya para akademisinya menyiarkan acara akademiknya di radio atau televisi. Rasa memiliki yang tinggi nampak pada seluruh sivitas akademik sampai karyawan diuniversitas yang ambisius. Hal ini akan secara signifikan mengarah kepada kesuksesan sebuah universitas, karena seluruh komunitas ingin berbuat yang terbaik bagi universitas yang merupakan milik bersama.
vii. Strategi Sumberdaya Manusia
Universitas yang ambisius akan memiliki junior staf administrasi dan tenaga manajerialnya yang berasal dari lulusan-lulusan terbaik. Hal tersebut penting dilakukan dikarenakan tenaga muda staf administrasinya nantinya akan menempati posisi sebagai staf administrasi senior di universitas yang bersangkutan. Tenaga muda tersebut harus dimotivasi sejak dini agar dapat mengkontribusikan ide-idenya dan memberikan solusi untuk masalah-masalah yang terjadi, mereka juga harus mengalami mutasi secara berkala agar memperluas pengalaman profesionalnya, dan mereka harus pula diikutsertakan dalam diskusi penentuan kebijakan diuniversitas tersebut. Kemudian, apabila mereka memiliki waktu luang, mereka diberikan kesempatan untuk mengajar agar dapat memahami kehidupan akademis yang terjadi di kampus. Suatu universitas yang ambisius dengan administratornya yang handal, yang mampu menangani masalah-masalah manajerial, akan mampu menciptakan solusi-solusi yang inovatif dan efektif dalam pembiayaan. Selanjutnya, universitas yang ambisius adalah universitas yang menghargai akan bakat, dan menggunakan bakat tersebut sebaik-baiknya agar memberikan keuntungan yang terbaik bagi universitas yang bersangkutan. Dengan demikian, universitas yang ambisius akan berisi dengan tenaga-tenaga (baik administrator, pustakawan, dan staf-stafnya) yang energik, hidup dan kompetitif, yang akan memajukan universitas.
viii. Badan Kemahasiswaan
Tidak ada yang dapat mendapatkan lebih banyak manfaat dari universitas yang ambisius selain badan-badan kemahasiswaannya. Moral dari universitas, dapat disalurkan kepada mahasiswanya melalui stafnya/humasnya, melalui bagian pelayanan mahasiswanya, dan melalui beberapa kegiatan yang dilakukan di universitas tersebut. Universitas yang sukses akan memiliki ikatan kemahasiswaan yang kuat. Universitas yang ambisius akan mendapatkan kesuksesan karena penuh energi dan ambisi untuk maju. Universitas yang ambisius dapat membangun hubungan yang baik dengan para alumninya, sedang hubungan antar alumninya juga terpelihara dengan baik. Hal ini dianggap penting untuk diperhatikan bagi universitas yang ambisius karena para alumni adalah duta besar dan penghubung yang terbaik bagi universitasnya, karena mereka tidak akan pernah berhenti untuk mendukung universitasnya dan bidang ilmu pengetahuannya.
Universitas yang ambisius adalah universitas yang memiliki motivasi tinggi dan keinginan yang kuat untuk selalu memajukan institusinya, termasuk dalam proses rekruitmen tenaga akademisnya, staf-stafnya (staf adminstrasi, dan manajerian, pustakawan), meningkatkan sistem pengajarannya dan memelihara hubungan dengan alumninya.

PENGEMBANGAN PENDIDIKAN TINGGI YANG AMBISIUS DI INDONESIA DALAM KERANGKA KEBIJAKAN PENINGKATAN MUTU PENDIDIKAN DAN SUMBERDAYA MANUSIA

Tantangan pengembangan sumberdaya manusia Indonesia bermuara pada satu masalah, yakni masalah pendidikan. Pendidikan merupakan upaya untuk meningkatkan kualitas SDM. Pengembangan SDM melalui pendidikan itu penting. Tujuan pendidikan nasional seperti tertuang dalam Undang-Undang tentang sistem pendidikan nasional ialah untuk mencerdaskan kehidupan bangsa dan mengembangkan manusia Indonesia yang seutuhnya, yaitu manusia yang beriman dan bertaqwa terhadap Tuhan Yang Maha Esa, berbudi luhur, memiliki pengetahuan dan keterampilan, kesehatan jasmani dan rohani, kepribadian yang mantap dan mandiri, serta rasa tanggungjawab kemasyarakat dan kebangsaan. Oleh sebab itu pendidikan memerlukan penanganan yang sangat serius dari pemerintah dan semua komponen masyarakat, terutama para pengelenggara institusi pendidikan dari tingkat dasar hingga perguruan tinggi.
Persoalannya, hingga awal abad 21 mutu pendidikan di Indonesia masih rendah. Ini menjadi satu indikator yang memberi sumbangan pada rendahnya peringkat Indonesia berdasarkan HDI dalam HDR yang dibuat oleh UNDP. Memang harus diakui bahwa Indonesia telah berhasil membangun SDM-nya. Secara kuantitas telah terjadi peningkatan pendidikan. Tetapi jika dibandingkan dengan negara tetangga di kawasan ASEAN, kualitas pendidikan Indonesia termasuk paling rendah. Kualitas pendidikan negara Vietnam sebagai negara yang sering dilanda perang masih berada di atas Indonesia. Hasil penelitian lembaga konsultan di Singapura (PERC-The Political and Economics Risk Consultancy), akhir 2001, menyebutkan kualitas pendidikan di Indonesia saat ini berada di urutan ke 12 dari 12 negara di Asia yang disurvei. Survei PERC yang didasarkan pada kualitas pendidikan yang menjadi tenaga kerja dengan argumentasi bahwa untuk mendapatkan tenaga kerja berkualitas didasarkan atas sistem pendidikan yang berkualitas itu menempatkan Korea Selatan di urutan pertama, Singapura kedua, dan Jepang ketiga, Vietnam menempati urutan ke-11 dan Indonesia berada pada urutan 12.
Penyebabnya antara lain rendahnya mutu tenaga pengajar (tingkat profesionalisme pengajar yang rendah), kurikulum, dan manajemen pendidikan. Lebih umum lagi, tidak adanya ambisi yang kuat dari perguruan-perguruan tinggi di Indoensia untuk maju. Sebagaimana diidentifikasikan oleh tim peneliti Institut of Southeast Asian Studies pada tahun 1992 maka karakteristik pendidikan Indonesia adalah (i) titik tekannya lebih pada “universal education” daripada “vocational education”; (ii) lebih menekankan kuantitas daripada kualitas; (iii) tidak ada “streaming” dalam seleksi siswa pendidikan menengah; (iv) terdapat mismatch antara supply output pendidikan dan demand tenaga kerja, dalam arti terdapat exes demand pada pendidikan SD atau di bawahnya, dan oversupply pada pendidikan sekunder dan tertier; (v) rendahnya kualitas pendidikan science dan matematika; dan (vi) methodidaktik yang digunakan tidak kondusif bagi proses empowerment, pembentukan kesadaran baru tentang a sense of dignity[13].
Jika indikasi kualitas sumberdaya manusia antara lain ditentukan oleh mutu pendidikan, maka wajar jika dikatakan bahwa kualitas sumberdaya manusia Indonesia rendah dibandingkan dengan sumberdaya manusia di negara-negara Asia Tenggara. Termasuk rangking universitas, indeks pengembangan manusia, dan daya saing sumberdaya manusia Indonesia lebih rendah dibandingkan negara-negara lain[14]. Berdasarkan hasil penilaian Program Pembangunan PBB (UNDP) pada 2000, kualitas SDM Indonesia menempati urutan ke-109 dari 174 negara, atau jauh di bawah negara-negara ASEAN lainnya yakni Singapuras (24), Malaysia (61), Thailand (76), Filipina (77), dan Vietnam (108). Hal yang sama juga terjadi pada tahun 1990 di mana sebagian besar (70 persen) berpendidikan SD dan bekerja di sektor pertanian (47,3 persen). Akibatnya produktivitas tenaga kerja yang dihasilkan juga rendah, yaitu sebesar USD1.400 per kapita dalam tahun 1990 dan lebih rendah dari negara Thailand, Malaysia, dan Korea Selatan, yang pada akhirnya menyebabkan daya saing juga rendah karena kemampuan untuk memanfaatkan, menguasai, dan mengembangkan teknologi sangat terbatas.
Rendahnya mutu pendidikan yang berimplikasi pada rendahnya mutu SDM Indonesia menjadi masalah besar bagi Indonesia memasuki pasar bebas dan globalisasi. Sebab era globalisasi sangat mengutamakan dan mengandalkan kualitas sumberdaya manusia untuk memenangkan kompetisi global. Dalam persaingan global maka peningkatan kualitas sumberdaya manusia mutlak harus diperhatikan dan menjadi prioritas karena dalam memenangkan persaingan global pada akhirnya ditentukan oleh faktor manusia. Agar bangsa Indonesia tidak semakin terpuruk dalam era globalisasi, maka kualitas sumberdaya manusia Indonesia di berbagai sektor baik publik maupun privat harus ditingkatkan sehingga menjadi manusia yang potensial dan memiliki kemampuan kompetitif yang mampu bersaing dengan bangsa-bangsa lain, setidaknya di tingkat Asia atau Asia Tenggara. Seiring dengan hal tersebut, maka guna menghadapi persaingan mutu sumberdaya manusia menjelang pemberlakuan pasar bebas (AFTA) 2003, Mendiknas menghimbau, agar semua kampus perguruan tinggi (negeri/swasta) di tanah air harus tetap mengedepankan peningkatan kualitas lulusannya. Komitmen dari kampus sangat diperlukan agar SDM Indonesia pada AFTA mendatang dapat bersaing dengan negara lainnya[15].
Meskipun demikian, indikasi pengembangan mutu SDM Indonesia tampaknya ada harapan. Pertama, meskipun baru dalam tataran pernyataan politis (political statement), tahun 2004 mendatang Indonesia menargetkan naik kelas ke peringkat 10 se Asia dalam hal mutu pendidikannya. Untuk mencapai target tersebut pemerintah akan melakukan terobosan dalam sistem, manajemen dan kebijakan pendidikan nasional, atau mencakup segi hardware dan software pendidikan nasional secara komprehensif. Mengacu kepada institusi pendidikan di Britania, misalnya, terdapat enam kriteria utama penyelenggaraan pendidikan yang dipertimbangkan dalam pengkajian mutu/kualitas, yaitu:[16]
· Rancangan kurikulum isi dan pengorganisasian;
· Mengajar, belajar dan ujian;
· Kemajuan mahasiswa dan pencapainnya;
· Sarana belajar (misalnya: IT, laboratorium, peralatan, perpustakaan, dan lain-lain);
· Jaminan dan peningkatan kualitas.
Kedua, adanya rencana pemerintah untuk meningkatkan anggaran pembangunan Depdiknas naik 28 persen dari Rp. 8.868 trilyun pada 2001 menjadi Rp. 11.352 trilyun pada 2002. Dari jumlah itu, Rp 7.083 trilyun merupakan rupiah murni dan Rp. 4.268 trilyun merupakan pinjaman luar negeri.
Ketiga, adanya keinginan Depdiknas untuk memberlakukan kurikulum berbasis kompetensi pada 2002. Banyak pihak melihat bahwa kurikulum adalah salah satu biang keladi utama dari rendahnya mutu pendidikan di Indonesia. Kompetensi itu mencakup akhlak, moral, pengetahuan, kemampuan, sikap dan perilaku kehidupan sebagai individu dan anggota masuarakat serta bangsa. Basis kompetensi tersebut sejalan dengan empat pilar pendidikan yang diusulkan oleh UNESCO untuk dijadikan acuan badan pengelola pendidikan negara di dunia, yakni belajar menguasai ilmu pengetahuan, keterampilan, hidup bersama, dan mengenal diri sendiri. Keempat pilar ini perlu dipadukan dengan yang lain (sebagai muatan lokal) sehingga terwujud manusia yang utuh dan dapat memantapkan keberadaannya, menjaga kelangsungan hidup, dan memanfaatkan alam semesta. Dengan kata lain, kompetisi global, termasuk dunia pendidikan menuntut kompetensi, tetapi keberagaman tiap daerah di Indonesia tetap dihargai. Kebijakan itu tercermin dalam Sistem Manajemen Berbasis Sekolah (SMBS) yang membuat penyelenggara pendidikan dapat mengembangkan sendiri kurikulum sekolahnya dengan tetap mengutamakan kualitas universal dengan standar internasional. Sebab penguasaan Iptek tidak dapat dilakukan jika tidak menguasai ilmu dasar seperti matematika, fisika, kimia, dan biologi.[17] Ini ada kaitannya dengan fungsi pendidikan yang lebih esensial, yaitu sebagai instrumen untuk mengembangkan potensi kemanusiaan yang memberi kemampuan kepada anak didik untuk secara kritis dan kreatif melihat realitas objektif yang ada, dan mentransformasikannya[18].
Keempat, adanya kemauan politik pemerintah yang dihasilkan dalam Rapat Koordinasi Bidang Kesejahteraan Rakyat (rakorbidkesra) pada tanggal 6 Maret 2002 untuk membuat gerakan nasional dalam rangka meningkatkan mutu pendidikan, atau Gerakan Peningkatan Mutu Pendidikan. Gerakan ini akan dikerjakan selama lima tahun dimulai pada Hari Pendidikan Nasional tanggal 2 Mei 2002. Ini dilakukan dengan kesadaran bahwa mutu pendidikan Indonesia rendah dan perlu diambil langkah yang tegas dan konkrit agar kedepan kita tidak hanya menjadi bangsa kuli.[19]
Kelima, mulai diberlakukannya otonomi pendidikan di mana penyelenggaraan pendidikan jenjang dasar sampai dengan jenjang menengah termasuk pendidikan luar sekolah menjadi tanggungjawab daerah kabupaten/kota. Dengan demikian maka intervensi pemerintah pusat semakin terbatas dan daerah akan berkompetisi untuk memperbaiki dan meningkatkan mutu pendidikan di daerahnya masing-masing. Sementara kebebasan institusi pendidikan diharapkan akan menghasilkan pendidikan yang kompetitif dalam kualitas. Bagaimanapun juga pada akhirnya institusi pendidikan yang tidak mengutamakan kualitas akan ditinggalkan oleh rakyat sebagai pengguna jasa pendidikan dan produsen sebagai pengguna lulusan.

EndNotes:
[1] Media Indonesia, 29 Maret 2001.
[2] Ginandjar Kartasasmita. 1996. Pembangunan Untuk Rakyat: Memadukan Petumbuhan dan Pemerataan. Jakarta: CIDES.
[3] Moeljarto Tjokrowinoto. 1996. Pembangunan: Dilema dan Tantangan. Yogyakarta: Pustaka Pelajar, h. 8.
[4] Ibid., h. 10.
[5] Ibid., 24.
[6] Fred W. Riggs (editors). 1994. Administrasi Pembangunan: Batas-batas, Strategi Pembangunan Kebijakan dan Pembaharuan Administrasi. Jakarta: PT. Raja Grafindo Persada.
[7] Ginandjar Kartasasmita, op.cit., h. 288.
[8] Sukamdi dalam Warta Demografi, Tahun Ke-26, Nomor 2, 1996, h. 22.
[9] Ibid., h. 26.
[10] Ibid., h. 28-29.
[11] David C. Korten dan Sjahrir (penyunting). 1988. Pembangunan Berdimensi Kerakyatan. Jakarta: Yayasan Obor Indonesia.
[12] Aileen Mitchell Steward. 1998. Empowering People: Pemberdayaan Sumberdaya Manusia. Yogyakarta: Kanisius.
[13] Moeljarto Tjokrowinoto, op.cit., h. 31-32.
[14] Kompas, 10 November 2001.
[15] Kompas, 09 Maret 2002.
[16] The Official Website of IBEC.2000. http://www.ibec.or.id/about_p2.html.
[17] Kompas, 10 November 2001.
[18] Moeljarto Tjokrowinoto, op.cit., h. 32.
[19] Kompas, 7 Maret 2002.

Knowledge Management

PENCIPTAAN KINERJA DAN KEUNGGULAN BERSAING ORGANISASI MELALUI PENGELOLAAN ASSET INTELEKTUAL (KNOWLEDGE MANAGEMENT)
oleh: Rudiat Komara

Kasus.
Sebagai seorang Manajer HRD di perusahaan yang sedang berkembang Hilman direpotkan dengan adanya pegawai dibagian pengembangan produk yang keluar untuk pindah ke tempat kerja yang lain. Kejadian tersebut tidak hanya membuat repot di bagian dimana si pegawai tersebut tinggalkan tapi mulai mengganggu bagian lain yang produk dan proses kerjanya sangat tegantung kepada bagian yang ditinggalkan tersebut. Perusahaan sangat terpukul karena orang tersebut merupakan orang andalan yang sudah lama bekerja dan telah cukup banyak dikembangkan kompetensinya oleh perusahaan dan dengan biaya yang sangat mahal pula. Pegawai tersebut telah berulang kali diikut sertakan pada pelatihan yang cukup intensif diberbagai negara. Selama ini keahliannya hanya dimiliki oleh orang tersebut, kalaupun ada pengetahuan yang dimiliki oleh rekan kerjanya, pengetahuan tersebut tidaklah lengkap dan utuh. Hilman dihadapkan atas tuntutan pihak manajemen yang mengharapkan bahwa kejadian tersebut tidak terjadi lagi. Tetapi masalahnya mencari orang yang loyal sepenuhnya terhadap perusahaan pada jaman sekarang ini sangatlah susah. Layaknya manajemen pemain sepakbola, loyalitas pemain bukan hanya pada kesebelasan negaranya tetapi lebih didasarkan kepada profesi nya, sehingga seorang pemain bisa dipakai dan disewa siapa saja dan negara mana saja sesuai dengan keinginan si pemain apabila bayarannya cocok. Kejadian tersebut juga membuat Hilman harus berpikir kembali dalam melakukan pengembangan melalui pelatihan atau diklat bagi pegawainya. Apakah lebih baik mencari pegawai yang sudah berpengalaman dengan kompetensi yang dibutuhkan tetapi harus membayar mahal? atau mengembangkan pegawainnya sendiri (dengan harapan pegawai tersebut tidak akan pindah ke tempat lain)?.

 

PENDAHULUAN

Saat ini banyak organisasi, baik swasta maupun pemerintah yang mengakui bahwa mereka telah menerapkan prinsip-prinsip yang disebut learning organisation. Learning organisation, merupakan usaha sadar suatu organisasi untuk menjadikan semua kegiatan organisasi suatu proses yang secara terus menerus menyumbangkan perbaikan kepada pegawai dalam hal kinerja serta untuk mentrasformasikan informasi menjadi pengetahuan yang bernilai, sehingga dapat meningkatkan kemampuan organisasi untuk beradaptasi dalam jangka waktu yang panjang (Marquard & Reynolds, p. 21, 1994).

 

Selain itu, ketidaktahuan organisasi atas asset pengetahuan yang dimiliki dapat menimbulkan kegagalan untuk menciptakan nilai-nilai yang dapat menghasilkan peluang terbaik bagi organisasi. Peluang yang bisa menjadikan perbedaan besar baik untuk pengembangan organisasi maupun untuk dapat bersaing dengan organisasi kompetitor. Yang menjadi masalah karena organisasi-organisasi tersebut tidak mengetahui bahwa sebenarnya mereka mempunyai peluang tersebut.

Banyak organisasi melihat bahwa dalam jaman yang serba berubah ini, kemampuan organisasi untuk belajar beradaptasi dengan perubahan mutlak diperlukan agar organisasI tersebut tetap survive. Prinsip learning organisation mensyaratkan bahwa proses belajar dan pengembangan individu pegawai haruslah merupakan satu kesatuan dan terhubung dengan proses belajar dan pengembangan organisasi yang jelas dan terstruktur untuk mencapai tujuan optimalnya.

Namun, pengakuan bahwa mereka telah menerapkan learning organisation tidak tercermin dari setiap kegiatan organisasi tersebut. Setiap kegiatan pembelajaran dan pengembangan baik dalam tingkat individu organisasi, team ataupun secara organisasional, belumlah dilakukan secara sistematis. Setiap orang dalam organisasi mungkin saja pernah diikutsertakan dalam seminar, diklat, kursus atau apapun namanya; dari yang berharga murah yang dilakukan ditanah air ataupun yang berharga sangat mahal yang dilaksanakan di luar negeri; tetapi setelah kembali, tambahan pengetahuan tersebut hanya menjadi asset individu dari orang yang dikembangkan saja. Tidak ada manfaat yang signifikan terhadap pegawai yang lain atau malah terhadap kinerja organisasi. Yang lebih buruk lagi ada pegawai-pegawai yang diikutsertakan dalam program pengembangan yang sama persis dengan yang sudah pernah dia dapatkan sebelumnya. Hal ini selain menghambur-hamburkan dana organisasi yang terbatas juga tidak memberikan tambahan manfaat apapun kepada organisasi.

Pengetahuan dan asset intelektual yang dimiliki oleh tiap individu menjadi tersebar dan tak terlacak oleh organisasi, yang pada akhirnya menjadi tidak termanfaatkan bagi kepentingan pengembangan organisasi itu sendiri. Tidak ada kesempatan dan wadah dari pegawai untuk bisa belajar dan berbagai pengetahuan dan pengalaman pegawai lain.

Untuk itu, dalam rangka mencapai tujuan penerapan learning organisation, diperlukan suatu sistem pengelolaan yang bisa mengintegrasikan pengetahuan-pengetahuan yang tersebar di organisasi tersebut kedalam wadah yang jelas dan sistematis. Knowledge management (Manajemen pengetahuan/asset Intelektual) merupakan salah satu cara yang dapat menjembatani organisasi untuk memperoleh manfaat yang maksimal atas pengetahuan pegawai bagi kepentingan penerapan learning organisation.

Dalam makalah ini penulis akan mencoba menggambarkan apa yang dimaksud dengan Knowledge management, mengapa organisasi harus menerapkannya, teknologi apa yang bisa mendukung penerapan KM, kesulitan-kesulitan penerapan KM, serta bagaimana organisasi bisa mempermudah penerapan KM.

APA ITU KNOWLEDGE MANAGEMENT?

Organisasi yang sudah besar dalam hal jumlah pegawai maupun sudah komplek dalam fungsi yang dijalankannya karena memiliki lingkup pelayanan global, pasti akan menghadapai kesulitan untuk tetap mengetahui dan melacak pengetahuan dan kemampuan apa yang dimiliki oleh masing-masing pegawai di organisasinya tanpa bantuan sistem yang terintegrasi untuk mengelola asset organisasinya tersebut. Ketidaktahuan tersebut menjadikan organisasi tersebut tidak mengetahui dengan pasti apa yang sebenarnya mereka atau pegawainya ketahui. Hasilnya banyak sekali dilakukan kegiatan-kegiatan pengulangan untuk melatih atau melakukan pengembangan kepada pegawai yang sebenarnya telah pernah diberikan; atau dimulainya suatu kegiatan dari mulai awal lagi, padahal sebenarnya jenis kegiatan tersebut telah dilakukan sebelumnya atau telah dirintis oleh seseorang di organisasi tersebut sebelumnya. Tak heran misalnya, seseorang yang diterjunkan ke lapangan untuk melakukan penelitian, memulai setiap kegiatannya dari nol lagi setiap mereka akan diterjunkan di lapangan; mereka harus mencari-cari siapa contact person yang akan mereka datangi; mencari data-data dasar sebagai data awal; padahal kalau saja si peneliti tersebut tahu bahwa telah ada yang telah melakukan perjalanan penelitian ke tempat yang sama, walaupun untuk topik yang berbeda, akan banyak bekal yang bisa dipersiapkan oleh peneliti tersebut. Pengetahuan awal kondisi di lapangan, pengetahuan atas karaketeristik dari orang-orang yang akan dihadapi, kondisi lingkungan, kontak person potensial, dan lainnya akan merupakan bekal yang berharga, mempersingkat proses, mengurangi waktu serta mungkin dapat membuka peluang serta kesempatan lain. Akan sangat berguna sekali bahwa pengalaman seseorang dalam melakukan kegiatan, perjalanan ataupun menyelesaikan masalah sesuatu bisa terekam secara baik untuk dipergunakan bagi orang yang akan menghadapai kondisi yang hampir serupa. Karena pengalaman seseorang sesederhana apapun itu adalah unik serta dapat menjadi pengetahuan bagi yang lain.

 

Untuk itu, pengetahuan yang tersebar di tiap individu organisasi–yang merupakan asset penting bagi organisasi– haruslah dikelola sedemikian rupa sehingga dapat memberikan sumbangan terbaik bagi kinerja organisasi serta dapat menciptakan peluang-peluang terbaik (value-creating opportunities). Untuk itulah maka diperlukana apa yang disebut KNOWLEDGE MANAGEMENT (Manajemen Pengetahuan atau sering disebut juga Manajemen asset intelektual, untuk selanjutnya disingkat KM).

KM menurut Yuen, adalah diffusi dari praktek penyebaran pengetahuan keseluruh organisasi, yang didukung teknologi yang memadai untuk memberdayakan organisasi untuk menggunakan pengetahuan-pengetahuan (asset intelektual organisasi) secara penuh, kapanpun dan bagaimanapun pengetahuan tersebut dapat berguna, tanpa mempermasalahkan dimana pengetahuan berlokasi atau berasal.

Dari definisi KM tersebut terlihat bahwa yang penting adalah tujuannya yaitu bagaimana pengetahuan dapat dipergunakan secara maksimal daripada praktek-pratek khusus atau teknologi apa yang harus dipakai. Pada dasarnya menurut Laudon & Laudon, KM merupakan seperangkat proses untuk menciptakan, mengumpulkan, menyimpan, memelihara dan mendesiminasikan pengetahuan. Sejalan dengan Laudon & Laudon, Yuen juga menyebutkan beberapa tahapan dari proses KM Yaitu:

1) Memperoleh atau menciptakan, adalah bahwa organisasi melalui KM-nya, selain bisa menciptakan pengetahuan melalui usaha yang nyata dan sistematis untuk menghasilkan pengetahuan yang baru kepada pegawai-pegawainya, tetapi dapat juga mendapatkan pengetahuan tersebut dari apa yang sudah dimiliki oleh pegawai-pegawai organisai tersebut untuk dibagi dan disebarkan bagi pegawai lainnya.
2) Mengumpulkan atau menganalisis, berarti tugas KM bisa mendukung bagaimana pengetahuan yang berserakan dan tidak terlacak menjadi asset organisasi, atau dengan proses analisis dari asset tersebut dihasilkan pengetahuan baru sebagai perbaikan atau tambahan atas pengetahuan yang sudah ada.
3) Mendorong atau menarik, artinya pengetahuan bisa diakses oleh organisasi dan pegawai dengan tidak hanya secara aktif disodorkan atau diserahkan kepada individu pegawai yang membutuhkan, tetapi pegawai sendiri apabila membutuhkan dapat secara aktif mengakses pengetahuan tersebut.
4) Menerapkan dan Menilai, KM memberikan fasilitas bagaimana kegunaan pengetahuan tersebut dalam implementasinya yang secara terus-menerus dinilai keefektifannya melalui evaluasi.
5) Perbaharui atau peningkatan, KM merupakan proses yang terus menerus sesuai dengan prinsip proses belajar hendaknya tidak pernah berhenti. Setiap adanya perkembangan baru serta ada praktek terbaik yang berhasil diciptakan KM dapat mengakomodasi tersebut serta menyebarkannya untuk kepentingan organisai maupun individu pegawai.

MENGAPA KNOWLEDGE MANAGEMENT HARUS DITERAPKAN?

Guna kepentingan organisasi, dibawah ini akan dijelaskan kebutuhan-kebuthan organisasi yang menjadi alasan mengapa mengapa KM diperlukan untuk diterapkan dan diikuti prinsip-prinsipnya.
1. Menciptakan dan mempertahankan Memory Organisasi (Organization/corporate Memory)
Kegiatan organisasi merupakan suatu proses yang berkelanjutan dan terdiri dari kegiatan yang saling terhubung sebagai rangkaian kegiatan. Begitupun dengan sumberdaya manusianya, pegawai silih berganti sesuai dengan siklusnya, masuk, menetap dan akhirnya sampai pada akhir baktinya untuk pensiun. Untuk itu perlu sekali dilakukan pengelolaan bagaimana kegiatan yang sedang dan akan dilakukan oleh organisasi itu tetap terhubung dan berkelanjutan dengan kegiatan sebelumnya serta sesuai dengan kontrak dan komitmen yang telah dibuat. Organisasi membutuhkan Memory organisasi (corporate memory) sehingga setiap proses dan praktek-praktek rutin di institusionalkan dan dibuat manualnya. Dengan hal itu akan didapatkan kemudahan bagi organisasi untuk menstransfernya kepada pegawai-pegawai yang lain yang membutuhkan. Selain itu Memory tersebut hendaknya juga dapat memberikan informasi tentang apa pelajaran yang bisa dipetik (lesson learnt)dari cara bagaimana suatu organisasi menghadapi dan menyelesaikan masalah-masalah (yang biasa atau telah terjadi), sehingga tidak akan terjadi pengulangan kesalahan atau bisa memperecepat proses pemecahan masalah.
Pada dasarnya, mungkin saja setiap permasalahan yang dihadapai individu pegawai maupun organisasi pernah dihadapai dan dipecahkan oleh pegawai atau organisasi yang lain sebelumnya (ad-hoc problem solving). Pengetahuan akan keberadaan solusi tersebut merupakan kekuatan bagi organisasi dalam mengahadapi persaingan dan perubahan.

2. Mempertahankan Keahlian/Keterampilan
Siklus hidup pegawai adalah terbatas, se-loyal apapun seorang pegawai, akhirnya akan berakhir pada berakhirnya masa kerja. Tetapi organisasi tidak akan berhenti membutuhkan keahlian yang dimiliki oleh pegawai tersebut apalagi bila keahlian tersebut sangat khusus dan mempengaruhi berjalan dan berkembangnya organisasi. Untuk itu, pengetahuan dan keahlian dari pegawai-pegawai haruslah tetap dijaga untuk tetap berada dan tidak hilang dari organisasi. Organisasi harus tetap menjamin bahwa pengetahuan atau keterampilan di tiap unit atau bagiannya tetap terjamin dan tersedia seterusnya. Kemampuan untuk mempertahankan keberadaan dari keterampilan/pengetahuan akan bisa mengurangi waktu untuk pengembangan kompetensi karena setiap pengembangan tidak dimulai dari nol. Tidak ada lagi keterampilan atau pengetahun yang hilang atau dibawa serta oleh seseorang pegawai karena pemecatan, keluar kerja atau pensiun. Keterampiplan/pengetahuan begitu dimiliki oleh sesorang dari hasil pengembangan kompetensi secara cepat bisa didokumentasikan dan disebarkan kepada orang yang lain. Banyak organisasi yang tidak melakukan hal ini kehilangan banyak dana, karena membiarkan pengetahuan/keterampilan melekat terus kepada orang yang diberikan peningkatan kompetensinya. Banyak orang yang dilatih kemudian dibajak oleh perusahaan yang lain dan malahan menguntungkan organisasi pesaing karena organisasi asal tidak bisa memanfaatkannya dan mendistribusikan pengetahuan tersebut kepada yang lain di organisasi.

3. Meningkatkan Hubungan (Relationship Intimacy)
Hubungan yang harmonis antar anggota organisasi merupakan harapan setiap organisasi. Dengan hal tersebut tercipta motivasi dan semangat untuk berprestasi. Kesadaran bahwa setiap orang memiliki pengetahuan yang penting, serta kesediaan untuk saling berbagi akan berdampak pada berkurangnya kecemburuan dalam hal pengembangan serta terbukanya kesempatan untuk berprestasi. Setiap orang bisa mendapatkan manfaat dari orang lain sesuai dengan minat yang dimauinya. Keharmonisan akan lebih menghasilkan hubungan yang bertahan lama dan bermakna dibanding persaingan yang menghalalkan segala cara dalam melakukan kerja. Organisasi tidak hanya membutuhkan hubungan yang baik dalam intern organisasi tetapi juga dengan stakeholder lainnya, seperti kastemer, supplier, partner, pemerintah, bahkan pesaingnya.

4. Kesadaran akan peluang
Organisasi membutuhkan pengetahuan yang menyeluruh tentang apa yang menjadi kelemahan, kekuatan serta ancaman-ancaman apa yang dimiliki organisasinya. Hal tersebut bisa dicapai apabila semua pengetahuan dalam organisasi terkumpul secara sitematis dan dapat diakses dengan mudah. Pengetahuan atas aspek-aspek tersebut dapat meningkatkan kepekaan organisasi atas peluang-peluang apa saja yang dimiliki oleh organisasi. Pengetahuan tentang siapa dan dimana orang atau pihak yang menguasai pengetahuan/keterampilan tersebut di dalam organisasi dapat membuka peluang yang lebih besar untuk menempatkan saluran yang tepat dalam menindaklajuti peluang yang muncul.

5. Pemberdayaan silang
Organisasi dalam situasi yang serba berubah mensyaratkan dihasilkannya inovasi-inovasi baru setiap saat untuk tetap survive. Organisasi hendaknya bisa berinovasi dengan menciptakan peluang dengan melakukan terobosan dan kombinasi-kombinasi baru dari pengetahuan-pengetahun yang terdapat dalam organisasi untuk dijadikan suatu produk baru (Innovation through collaboration). Penerapan strategi cross function yang berfokus kepada proses dibanding fungsi didalam bisnis proses menuntut diterapkanya pengetahuan dari suatu area kegiatan ke area kegiatan yang lain guna mendapatkan peluang dan nilai tambah dari kegiatan. Contohnya, penerapan pengetahuan pemasaran dan kemajuan pengetahuan Teknologi informasi menghasilkan peluang aplikasi yang disebut e-commerce, e-business, m-business, Customer Relationship Management (CRM), dan lain-lain.

Kesemua kebutuhan organisai tersebut merupakan alasan-alasan mengapa suatu organisasi perlu mengelola pengetahuan /asset intelektual yang dimiliki oleh organisasi guna pencapaian kinerja dan keunggulan bersaing organisasinya.

PERMASALAHAN UMUM PENERAPAN KNOWLEDGE MANAGEMENT DAN PEMECAHANNYA.

Meskipun KM memang dibutuhkan guna meningkatkan kinerja dan daya saing dari organisasi, namun diakui bahwa ada beberapa hal yang menyulitkan organisasi dalam menerapkannya. Kesulitan tersebut lebih banyak disebabkan oleh oleh ketidak tahuan atau kebingunan bila dibandingkan masalah teknik dan teknologi penerapnnya. Pertanyaan-pertanyaan menjadi sering timbul di organisasi tentang kegunaan dari penerapan KM. Pertanyaan-pertanyaan yang timbul itu berkisar atas masalah-masalah seperti, ketidaktahuan akan manfaat, motivasi, konflik kebiasaan, jenis pengetahuan, serta pembenaran atas penerapan KM.
Ketidak tahuan organisasi tentang “pengetahuan apa yang berguna untuk dibagi dengan yang lain” adalah masalah yang sering dihadapi organisasi. Kesalahan dalam penentuan pengetahuan yang akan dikelola akan menimbulkan kerugian tidak hanya biaya tetapi juga waktu. Pertanyaan apakah pengetahuan yang berguna untuk seseorang juga akan berguna bagi orang yang lain? Berapa banyak orang yang akan menggunakan pengetahuan tersebut?, sehingga perlu dikelola dan disebarkan kepada oranng lain haruslah dijawab sebelum diciptakannya sistem KM.

Bagi beberapa pegawai memberikan pengetahuan yang khusus dimilikinya untuk dipelajarai dan diketahui oleh orang lain bisa saja berakhir pada rusaknya motivasi dan prestasi kerja dari pegawai tersebut. Ada anggapan bahwa memberikan pengetahuan kepada orang lain sama saja dengan siap-siap untuk tidak diperlukan lagi. Ketidakjelasan penentuan imbal balik atas apa yang diberikan atau dikorbankan pegawai tersebut guna kepentingan organisasi menjadi alasan mengapa sesorang kemudian menjadi resisten dan tidak mendukung program KM. Pertanyaan “apakah kalau saya memberikan pengetahuan tersebut saya akan mendapatkan tambahan imbalan, kenaikan pangkat, atau kondite yang baik atau malahan mungkin saja dipindah atau dikeluarkan dari organisasi karena tidak mempunyai daya tawar lagi?” adalah pertanyaan yang lazim dikemukann oleh si pemilik pengetahuan.

Masalah lainnya adalah mengenai kebiasaan dan budaya organisasi. Organisasi yang tidak terbiasa memilki budaya sharing informasi, kerjasama antar fungsi, serta antar sektor akan sulit sekali menerima konsep KM ini. Banyak organisasi yang didalam proses kerjanya sangat dipengaruhi oleh ego sektoral serta mengandalkan kegiatan politis apabila berhubungan antar unit akan melihat bahwa KM akan merugikan posisi dan kedudukan mereka baik secara individu maupun organisasi. Mereka melihat bahwa kekuatan mereka adalah terletak pada daya tawar dan pengaruh yang mereka dapatkan kerena kekhususan peran dan pengetahuan mereka.
Dari segi jenis pengetahuan, KM menjadi sulit diterapkan karena karakteristik dari organisasi tersebut yang lebih condong ke arah akumulasi pengetahuan tacit (Tacit Knowledge) daripada explicit. Banyak pengetahuanyang bersifat tacit daripda explicit dan itu adalah yang umum terjadi. Untuk itu organisasi menjadi sangat tergantung terhadap bantuan Teknologi untuk menterjemahkan konsep-konsep KM ini.

Dengan mengetahu jenis-jenis pengetahuan yang dimiliki diatas menentukan pengetahuan apa saja yang bisa dibagi dengan yang lain, serta usaha-usaha apakah, serta bantuan apakah yang diperlukan agar pengetahuan yang lebih bersifat tacit walaupun sulit masih tetap bisa dibagi untuk kepentingan pegawai yang lain.
Yang terakhir adalah karena inisiatif penerapan KM tidak memberikan dampak yang langsung dan terlihat sedangkan banyak strategi lain yang lebih pasti dan jelas dampaknya maka manfaat KM menjadi dipertanyakan. Keuntungan yang dicapai oleh organisasi berkat dilakukannya penerapan KM sulit dihubungkan langsung atas keberhasilan penerapan KM. KM memang sangat sulit untuk dihitung secara kuantitatif menyumbang langsung keberhasilan pencapaian tujuan organisasi. Pada hakaketnya KM adalah pendukung dari kegiatan, sehingga keuntungan dari KM cenderung melebur dengan berbagai tujuan organisasi.

Beberapa masalah yang terjadi pada saat akan memutuskan penerapan KM diatas pada dasarnya bisa dihilangkan dan diselesaikan apabila organisasi memeperhatikan faktor-faktor kritis di bawah ini hadir (critical success factors):
1. Perlunya pimpinan yang visionaris dan sabar. KM merupakan suatu kegiatan terobosan yang kadang-kadang dilakukan secara dramatis. Untuk kepentingan tersebut pimpinan yang memiliki visi yang jelas mengenai kegunaan KM bagi organisasi diperlukan untuk pencapaian optimal dari KM. Visi dan kesabaran diperlukan untuk memberikan pemahaman terhadap setiap anggota organisasi tentang arti penting dari KM bagi kepentingan organisasi. Sabar dalam arti bahwa pimpinan tersebut tidak cepat putus asa dalam menghadapi resitensi serta kegagalan dalam penerapannya.
2. Diberikannya penghargaan formal dan informal. Kesediaan untuk memberikan pengetahuannya bagi orang lain hendaknya dimasukan kedalam komponen pengukuran kinerja dari pegawai. Kesediaan berbagi pengetahuan merupakan komponen dari kinerja. Selain itu kesuksesan sesorang dalam kerja dan kinerjanyanya hendaknya dihubungkan dengan siapa yang berkonstribusi terhadap keberhasilannya (dihubungkan dengan orang yang memberikan pengetahuan tersebut pertama kalinya kepada yang berhasil tersebut)
3. Publikasikan keberhasilan penggunaanya. Untuk mengurangi orang-orang yang resisten, organisasi hendaknya berusaha untuk mempublikasikan usaha-usaha yang menujukan keberhasilan dari praktek penerapan KM tersebut.
4. Memulai dengan menyesuikan dengan gaya dan budaya organisasi. KM hendaknya dilakukan secara bertahap dengan memulai dengan gaya dan budaya organisasi yang berlaku, sesuai dengan perkembangan dan kemajuan yang dicapai perubahan terhadap gaya dan budaya organisasi bisa dirubah.. KM membutuhkan budaya dan gaya yang mendukung yaitu adanya budaya berbagi dan kerjasama.
5. Siapakan ruang dan waktu untuk berkembang. Dalam penerapannya, hendaknya tidak terlalu mudah untuk menilai bahwa program KM sudah gagal atau berhasil, beri waktu organisasi untuk bereskplorasi dan bereksperimen terhadap prkatek-praktek KM.
6. Hubungkan dengan Visi dan misi organisasi. Jadikan KM sebagai strategii organisasi yang terhubung dengan visi dan misi organisasi secara jelas sehingga semua kegaiatan yang ditujukan untuk pencapaian visi dan misi sekaligus mengarah kepada pencapaian tujuan dari pelaksanaan terbaik KM.

BEBERAPA PRAKTEK KNOWLEDGE MANAGEMENT

Ada banyak sekali bentuk praktis dari KM yang dipakai oleh organisasi swasta maupun publik, didalam maupun di luar negeri dengan segala bentuk dari mulai yang sederhana sampai dengan yang memerlukan bantuan teknologi (informasi) yang mutakhir, beberapa diantaranya adalah:

1. Pembuatan Manual dari prosedur dan petunjuk pelaksanaan. Sebagai bentuk sederhana dari KM, manual sangat berguna bagi organisasi dalam pelaksanaan proses kerja dari kegiatan-kegiatan rutin, sehingga semua orang yang baru masuk dan mengerjakan pekerjaan tersebut dengan mudah bisa melakukan pekerjaannya dengan mengikuti petunjuk yang disertai langkah-langkan detailnya.
2. After action report/review. Setiap orang atau team yang telah melakukan pekerjaan, proyek atau kegiatan apapun diluar rutinitas (seperti mengikuti seminar, lokakarya, perjalan luar, pelatihan dll.), hendaknya memberikan laporan kepada organisasi tentang: apa yang telah dilakukan, permasalahan atau hambatan yang dihadapi, solusi yang dilakukan, hasil yang dicapai, serta pelajaran yang diperoleh dari kegiatan tersebut (lesson learnt). Bentuk dari after action report/review itu bisa berbentuk laporan Monitoring dan Evaluation (Monev), back office report, atau isian log book. Dengan ini, setiap kegiatan yang dilakukan setiap anggota organisasi dapat terekam dan dapat dipergunakan sebagai media pembelajaran bagi anggota organisasi yang lain.
3. Benchmarking & Transfer praktek-praktek pelaksanaan terbaik. Praktek-pratek terbaik yang merupakan solusi atau metode pemecahan masalah terbaik yang dikembangkan oleh organisasi secara khusus dapat disebar luaskan serta dapat dijadikan standar dan titik tolak bagi penerapannya di unit atau bagian yang lain di organisasi.
4. Corporate yellow pages. Seperti halnya yellow pages, corporate yellow pages juga berisi informasi-informasi penting yang dapat melacak dan siapa telah melakukan apa, kompetensi-kompetensi khusus dari seseorang, pelatihan yang telah diikuti pegawai, serta berbagai informasi yang berguna bagi kepentingan organisasi.
5. Program bantuan sejawat. Adalah kegiatan untuk mengikut sertakan seseorang untuk serta membantu pekerjaan rekan kerjanya yang lain, dengan tujuan baik agar yang dibantu tersebut dapat mentransfer ilmunya dalam pelaksanaan pekerjaan tertentu kepada yang membantu atau sebaliknya.
6. Market Intelligence. Biasanya ini dilakukan oleh perusahaan yang melakukan kegiatan pemasaran. Market intelegence ini merupakan kegiatan yang sangat sarat akan pertukaran informasi dan pengetahuan sehingga didapat informasi yang akurat tentang kekuatan kelemahan suatu produk, kekuatan kelemahan pesaing dan lain-lainnya.
7. Customer profiling. Ini adalah satu usaha untuk menjadikan setiap kastemer adalah individu yang unik. Sehingga perlakuan yang diberikan kepada pelanggan hendaknya disesuaikan sedemikian rupa mendekati apa yang bisanya diinginkan oleh pelanggan tersebut. Customer intimacy merupakan suatu keunggulan bersaing baru yang dikejar oleh organisasi yang menghasilkan produk barang maupun jasa. Program Customer Relationship Management (CRM), sebagai aplikasi dengan menggunkan teknologi database pelanggan merupkan bentuk dari penerapan customer profiling ini.
8. Mentoring & Coaching. Proses transfer pengetahuan dapat dilakuan dengan cara melembagakan kegiatan menempatkan beberapa pegawai dibawah supervisi pegawai-pegawai yang mempunyai pengalaman khusus tertentu. Dengan supervisi mereka pegawai dapat memperoleh tambahan pengetahuan disesuaikan dengan kemajuan dan arahan spesifik terhadap pelaksanaan tugas yang diberikan kepada meraka.
9. Cross Functional Team. Bagai organisasi yang kegiatannya bisa dibagi atas proyek-proyek khusus, bisa dilakukan pembentukan tim yang beranggotakan orang-orang yang berasal dari unit , bagian atau fungsi yang berbeda. Dengan demikian akan terjadi transfer pengetahuan antara satu dengan yang lainya dan juga pelaksanaan kerja yang memiliki prespektif yang berbeda sesuai dengan background yang masing-masing anggota tim bawa. Yang harus diperhatiakan adalah proyek atau kegiatan apa saja yang bisa dilakukan dengan menggunakan srtrategi tersebut sehingga tidak mengorbankan pencapaian kinerja organisasi.

Praktek-praktek tersebut adalah bentuk-bentuk dari KM yang dapat dipakai secara mandiri ataupun digunkan secara bersama-sama. Sekali lagi yang penting dari strategi yang akan dipilih adalah bahwa hasil akhirnya adalah tidak adanya kesia-sia dari ilmu yang dimiliki tiap individu di organisasi.

TEKNOLOGI INFORMASI PENDUKUNG PENERAPAN KNOWLEDGE MANAGEMENT

Sebagaimana suatu sistem informasi manajemen, Knowledge management sangat besar sekali potensinya menggunakan teknologi informasi. Hal tersebut disebabkan pada dasarnya KM adalah usaha untuk mengumpulkan, menyimpan, memproses, mengambil kembali, serta mendistribusikan pengetahuan (knowledge). Pengetahuan merupakan salah satu bentuk yang diperhatikan dalam sistem informasi. Pengetahuan adalah sesuatu yang menuntun manusia untuk menggunakan informasi dan data untuk membuat penilaian, keputusan atau melakukan kerja. Data dan informasi pada hakekatnya apa yang diolah, sedangkan pengetahuan adalah bagaimana sesuatu itu diolah. Semua praktek pengumpulan informasi dengan berbasiskan teknologi informasi pada dasarnya dapat dipergunakan untuk pengelolaan pengetahuan.

Pada dasarnya Teknologi informasi yang dipergunakan untuk KM sebaimana juga dipergunakan untuk berbagai bentuk aplikasi Sistem Informasi manajemen adalah terdiri atas:
1. Networks/jaringan, teknologi jaringan berguna untuk bisa memberikan akses yang luas kepada pengguna pengetahuan sehingga tercipta kerjasama dalam penggunaan pengetahuan tersebut, serta dimungkinkan untuk melakukan penambahan dan editing dalam waktu yang bersamaan.
2. Database; teknologi informasi ini merupakan muara daai suatu data, informasi, serta pengetahuan disimpan. Dari sinilah semua yang tersimpan bisa didistribusikan kepada yang membutuhkan. Database memungkinan data/informasi/pengetahuan disimpan, dimutakhirkan dan didistribusikan kepada yang membutuhkan.
3. Komputer; merupakan suatu perangkat yang sudah tidak asing lagi terdapat dalam suatu organisasi yang didalamnya terkandung prosesor dan software yang bisa diusahakan mempunyai kekuatan maksimal mendukung proses kerja dari sotware yang dibuat secara khusus untuk menjalankan program KM.
4. Internet, kemajuan jaringan dunia maya (cyberspace) seperti Internet telah memberikan alternatif pengembangan praktek penerepana KM yang tidak dibatasi oleh tempat tetapi juga tidak dibatasi oleh waktu. Pengetahuan yang dikelola KM tidak hanya bersifat lokal tetapi malahan menjadi bisa bersifat global. Penggunaan Internet sehingga informasi dan pnnegetahuan bisa diakses dari rumah, selama 24 jam sehari kini sudah bukan keniscayaan.

Diadaptasi dari Laudon& Laudon 2000Kalau melihat KM dari sudut pandang Sistem Informasi terdapat tiga dimensi yang harus diperhatikan dalam usaha untuk mengimplementasikannya. Dimensi tersebut adalah:
1. Dimensi Teknologi Informasi
2. Dimensi SDM
3. Dimensi Organisasi.

Kesalahan dari pelaku dan pengelola pengetahuan adalah sering melihat KM pada sudut pandang atau dimensi Teknologi Informasi saja. Sehingga yang tergambar kemudian adalah adanya kerumitan, biaya tinggi, resistensi dan perubahan pola kerja. Yang sebenarnya Teknologi Informasi dari prinsip KM merupakan puncak gunung es yang sering terlihat, tetapi kurang disadari bahwa ada bagian besar lain yang akan mempengaruhi berjalannya KM tersebut, yaitu dimensi SDM dan Organisasi.

Teknologi Informasi yang bentuknya bisa berupa Komputer, Internet, Jaringan, Satelit dan lain-lain, lebih sering muncul kepermukaan pada saat berbicara tentang KM. Penting sekali untuk meningkatkan kesadaran TI (IT awareness) dikalangan pegawai, serta adanya budaya sharing informasi dan pengorganisasian pengelolaan TI dalam perusahaan . Critical success factors lain dari penerapan KM seperti SDM dan Organisasi perlu menjadi perhatian penting.

 

New E-Gov Equation

E2P2
Ease, Engagement, Privacy, and Protection

TI dan Reformasi Birokrasi

TEKNOLOGI INFORMASI DAN
REFORMASI BIROKRASI
Oleh : Rudiat Komara
Pendahuluan
Sesuai dengan Inpres no 5 Tahun 2004, tentang percepatan pemberantasan KKN (Kolusi Korupsi dan Nepotisme), terdapat hal menarik yang menyangkut komitmen pemerintah untuk menggunakan Teknologi Informasi (TI) sebagai media yang dapat mengurangi potensi penyelewengan dalam pelayanan oleh aparatur negara dan tindakan korupsi. Hal tersebut menyiratkan adanya tekad untuk diadakannya reformasi terhadap birokrasi kita– yang sudah terlanjur di cap sangat negatif oleh publik, sehubungan dengan pelayanan yang diberikan kepada publik dan banyaknya penyimpangan dalam proses kerjanya– dengan menggunakan dan memanfaatkan teknologi Informasi.

 

 Mengapa memanfaatkan teknologi informasi? Apakah birokrasi kita memang sudah siap dan sadar atas kemajuan Teknologi informasi (TI)? Apa yang harus dilakukan birokrasi untuk menuju penerapan e-Government? Hal tersebut adalah pertanyaan yang sebenarnya harus dijawab untuk dapat menterjemahkan tujuan yang diharapkan sesuai dengan Inpres tersebut. Tetapi ada beberapa yang harus disimak oleh pemerintah dan unsur pelaksana di lapangan yang berhubungan dengan pemanfaatan TI dan para perencana pengembangannya sehubungan dengan tujuan luhur dari pemerintah tersebut. Makalah ini akan membahas dan mengkaji pertanyaan tersebut serta mengetahui apakah komitmen tersebut telah diiringi dengan kesiapan oleh aparatur SDM dan masyarakat lainya, serta faktor-faktor apa saja yang perlu mendapat perhatian untuk menuju birokrasi yeng bersih dan bebas dari praktek KKN melalui TI ini.

ELECTRONIC GOVERNMENT MERUPAKAN PENERAPAN TI DALAM BIROKRASI
Kerangka dan prinsip-prinsip yang dipergunakan dalam penerapan Teknologi Informasi dalam lingkup pemerintahan dan tugas-tugas kenegaraan ini populer dikenal luas dengan nama electronic-Government (e-Government).

Optimalisasi akses terhadap informasi inilah yang merupakan prinsip dasar dari tranparansi yang dituju oleh penggunaan TI di pemerintahan.Electronic-Government. menurut Instruksi Presiden RI nomor 3 tahun 2003 tentang Kebijakan dan Strategi Nasional Pengembangan E-Government, merupakan proses transformasi dimana pemerintah mengoptimalkan pemanfaatan kemajuan teknologi informasi untuk mengeliminasi sekat-sekat birokrasi organisasi, serta membentuk jaringan sistem manajemen dan proses kerja yang memungkinkan instansi-instansi pemerintah bekerja secara terpadu untuk menyederhanakan akses dan transparansi ke semua informasi dan layanan publik yang harus disediakan oleh pemerintah. Dengan demikian seluruh lembaga-lembaga negara, masyarakat, dunia usaha, dan pihak-pihak berkepentingan lainnya dapat setiap saat memanfaatkan informasi dan layanan pemerintah secara optimal. Optimalisasi akses terhadap informasi inilah yang merupakan prinsip dasar dari transparansi yang dituju oleh penggunaan TI di pemerintahan. Untuk selanjutnya dengan transparansi tersebut maka praktek KKN yang disebabkan oleh kekaburan informasi dapat diminimalkan.

Selain tranparansi, yang ditawarkan oleh TI, kata –kata kunci yang dapat dilihat dalam pernyataan tentang kegunaan e-Government diatas adalah bahwa e-government diimplementasikan untuk dapat mengejar tujuan dalam hal:
o Transformasi Pemerintah/birokrasi
o Eliminasi sekat-sekat birokrasi
o Pembentukan jaringan sistem manajemen informasi
o Perbaikan proses kerja, dan
o Pelayanan publik,
Hal-hal tersebut menjadi arah reformasi birokrasi dengan adanya pemanfaatan Teknologi Informasi yang optimal oleh pemerintah. Tranformasi birokrasi yang ditawarkan dengan penerapan TI dengan prinsip-prinsip e-governmentnya adalah TI diharapkan dapat merubah wajah birokrasi yang sudah ada dengan menawarkan pelimpahan tanggung jawab pihak-pihak pengelola pelayanan publik yang biasanya berjumlah banyak—sehingga sulit diawasi dan dimonitor –kepada pihak yang lain yang lebih sedikit dan mudah untuk dimintai pertanggung jawabannya, karena sifat pihak tersebut yang sudah teruji kredibilitas dan profesionalitasnya.

Hal tersebut bukan berarti bahwa proses kerja dan pelayanan publik hanya menjadi dilayani oleh lebih sedikit SDM, tetapi lebih mengarah kepada adanya perubahan tata cara dan prosedur kerja yang berbeda dengan sebelumnya. Sebelumnya, ada pihak-pihak yang langsung menerima balas jasa (uang) ditangan mereka karena pelayanan yang diberikan, serta ada pihak yang memberikan hasil pelayanan langsung kepada masyarakat, tetapi dengan adanya TI hal itu bisa dilewati atau dikurangi interaksinya. Sebab pada kenyataanya menurut Setiadi (Kompas, 16 Mei 2005), proses tatap muka akan menyebabkan peluang penyelewengan yang membuka kesepakatan untuk melakukan tindakan korupsi. Masyarakat, dengan adanya teknologi informasi diharapkan tidak lagi perlu langsung menyerahkan uang sebagai biaya atas pelayanan yang diterimanya kepada pihak yang memberikan pelayanan. Hasil dari pelayanan tersebut bisa diterima tanpa ada/dikurangi interaksinya dengan si pemberi pelayanan. Sedangkan bagi sisi pemerintah, kemudahan didapat dengan semakin jelasnya pihak yang bertanggung jawab dalam pengoperasian sistem yang menggunakan TI, yang tentunya jumlah dan orangnya sudah jelas lebih sedikit dibanding sebelumnya.

Transparansi akan lebih bisa dilihat oleh masyarakat karena syarat utama dari penggunaan TI untuk proses kerja dan pelayanan publik adalah sudah adanya prosedur yang baku dan standar yang jelas. Apalagi, akan timbul kejelasan atas langkah-langkah apa yang harus dilakukan untuk pelayanan serta biaya yang harus dikeluarkan. Penggunaan serta penarikan biaya dari masyarakat bisa diawasi karena keterlibatan pihak lain yang lebih profesional dan kredibel dalam pengelolaan uang, seperti pihak bank, atau lembaga keuangan lainnya.

Untuk mencapai dan menerapkan e-government tersebut perlu dilihat secara mendasar bagaimana seharusnya suatu organisasi pemerintah memulai menerapakan Teknologi Informasi sebagai media untuk pencapaian dan pelaksanaan TUPOKSI nya.

Aplikasi Teknologi Informasi dalam e-government menawarkan suatu proses kerja yang bisa memotong antar fungsi organisasi (processes cut across organizational function) bahkan sampai ke eksternal organisasi.Eliminasi sekat-sekat birokrasi perlu dilakukan agar kekakuan dalam penerapan TUPOKSI yang ada didalam birokrasi kita dapat dihindari. Aplikasi Teknologi Informasi dalam e-government menawarkan suatu proses kerja yang bisa memotong antar fungsi organisasi (cut across organizational function processes) bahkan sampai ke eksternal organisasi. Bisa saja divisi atau unit pengelola TI ditempatkan pada fungsi tersendiri didalam organisasi, baik itu dtempatkan dibagian Sistem Informasi, Electronic Data Processing (bagian EDP) atau bagian umum sekalipun, tetapi secara proses, penerapan TI seharusnya bisa memotong secara horizontal ke tiap bagian yang lain. Bagian TI tidak hanya berfungsi menyuplai dan memelihara hardware dan software bagian-bagian lain tetapi lebih menjadi pengintegrasi setiap bagian yang ada di organisasi dan juga pihak di luar organisasi dengan menawarkan aplikasi antar fungsi (cross fuctions aplication).

Strategi Cross function process dengan menggunakan TI ini sudah menjadi bagian penting dari organisasi private yang melihat organisai tidak hanya dari segi fungsi tetapi lebih mengarah kepada sudut pandang proses.

Strategi cross function proses manajemen yang ditawarkan oleh e-government dapat diperluas untuk mencapai suatu jaringan sistem manajemen dan proses kerja yang memungkinkan instansi-instansi pemerintah bekerja secara terpadu. Beberapa pemerintah daerah telah melaksanakan pelayanan publik secara online dalam satu atap melalui satu portal sebagai bentuk pengintegrasian fungsi-fungsi pelayanan yang tidak hanya melingkupi unit didalam organisasi tersebut bahkan sudah melibatkan unit di instansi yang lain. Pendekatan yang sering disebut sebagai transparency process ini dilakukan dengan alasan bahwa masyarakat tidak perlu tahu proses pelayanan yang terjadi di dalam, atau masyarakat tidak dituntut untuk mengetahui instansi apa yang melayani kebutuhan mereka. Yang muncul di portal bukan nama – nama instansi tetapi daftar pelayanan. Sistem Informasi/Administrasi satu Atap (SIMTAP) seperti yang sudah diterapkan oleh beberapa instansi, seperti di BKPM, Pemprov Jateng, Pemda Kabupaten Takalar (Sulawesi) dan Kutai (Kalimantan Timur), dan lainnya adalah contoh dari bentuk pelayanan online tersebut.

Untuk selanjutnya TUPOKSI dari aparatur pemerintah harus ditambah dengan proses Integrasi (menjadi Tugas Pokok, Fungsi dan Integrasi). Sebagai wujud untuk merubah orientasi birokrasi kearah orientasi proses yang lebih mengarah nantinya kepada kelancaran proses kerja/manajemen dan orientasi pelayanan.

Strategi lainnya yang tak kalah penting adalah berkaitan dengan membangun koordinasi intra dan antar-instansi pemerintah. Bila pada strategi pertama kita berbicara pada tataran integrasi proses dan teknologi, pada level di atasnya perlu dibangun strategi yang mendukung koordinasi intra dan antar instansi pemerintah, baik di level pemerintah pusat, pemerintah pusat dan daerah, atau sesama pemerintah daerah. Dalam tata laksana pemerintahan yang konvensional hal ini sudah lama ada, namun pada kenyataannya masih sering ditemui adanya ketidak–tersambungannya komunikasi antar satu dengan lainya. Penyebab utama dari hal ini adalah masih rendahnya kualitas koordinasi antar-pihak yang seharusnya saling berinteraksi. Di dalam e-government, keberadaan koordinasi antar para pihak yang berkepentingan menjadi syarat utama dan manfaat keberhasilan pengimplementasiannya.

REFORMASI BIROKRASI = BUSINESS PROCESS REENGINERING (BPR) SEKTOR PUBLIK

Penerapan TI memerlukan orientasi yang jelas dari organisasi untuk penggunaannya, sehingga TI bukan menjadi beban biaya bagi organisasi tetapi merupakan media untuk memajukan dan memperlancar bisnis prosesUntuk mencapai suatu birokrasi yang terintegrasi melalui implementasi e-government ada beberapa hal yang harus dilihat dalam persiapan penerapannya. Seperti halnya praktek di sektor swasta, penerapan TI dalam proses bisnis merupakan langkah strategis yang dituangkan secara khusus dalam strategic planning mereka. Penerapan TI memerlukan orientasi yang jelas dari organisasi untuk penggunaannya, sehingga TI bukan menjadi beban biaya bagi organisasi tetapi merupakan media untuk memajukan dan memperlancar bisnis proses. Caranya adalah dengan menjadikan TI sebagai strategi perusahaan. Untuk itu di sektor swasta penerapan TI merupakan hasil dari satu telaahan sistematis terhadap bisnis proses atau proses kerja yang kadang-kadang sangat radikal yang disebut dengan Business Process Reengineering (BPR).

BPR dapart didefinisikan sebagai “Pemikiran ulang secara fundamental dan pendesainan ulang secara radikal dari proses bisnis/kerja untuk mencapai kemajuan secara dramatis dalam ukuran-ukuran kritis dari kinerja seperti biaya, kualitas, pelayanan, kecepatan” (Hutton, 1996). Dari definisi di atas ada beberapa kata kunci yang harus diperhatikan, diantaranya adalah bahwa BPR merupakan suatu kegiatan yang: (1) fundamental yang mempertanyakan ulang hal-hal mendasar tentang organisasi dan bagaimana itu beroperasi; (2) radikal, dalam artian bahwa perubahan yang dilakukan itu bersifat ekstrim guna mendapatkan akar/sumber dari segala sesuatu dan menemukan secara komplet cara/jalan baru untuk melakukan kerja; (3) dramatis, berarti mencapai lompatan dalam kinerja dan kemajuannya tidak sebagian-sebagian atau berkelanjutan.

BPR diperlukan karena adanya kecenderungan pengakumulasian dari banyak aktifitas yang sudah tidak diperlukan lagi atau tidak lagi mempunyai nilai tambah kepada kegiatan organisasiTujuan BPR yang utama adalah dicapainya suatu pencapain/perbaikan kinerja dalam faktor-faktor kritis dari suatu organisasi, yaitu seperti biaya, kualitas, pelayanan maupun kecepatan. BPR diperlukan karena adanya kecenderungan pengakumulasian dari banyak aktifitas yang sudah tidak diperlukan lagi atau tidak lagi mempunyai nilai tambah kepada kegiatan organisasi, yang apabila tidak segera dilakukan perbaikan maka organisasi bisa tidak effisien dan effektif lagi, seperti yang terjadi di birokrasi kita.

Kegunaan BPR sehubungan dengan penerapan TI juga sangat penting berkaitan dengan peranan dari TI tersebut bagi organisasi. Kekuatan sebenarnya dari teknologi khususnya TI adalah bukan membuat proses yang usang menjadi bekerja lebih cepat tetapi mampu membuat organisasi untuk merombak aturan lama dan menciptakan cara baru untuk mengoperasikan organisasi. Karena pada hakekatnya Organisasi (yang menggunakan pola) lama dengan teknologi baru hanya menjadi organisasi lama dengan biaya tinggi (old organization + New Technology = Costly Old Organization). Jadi dengan prinsip-prinsip BPR, hendaknya organisasi menjadikan TI sebagai sarana untuk memperbaharui pola kerja kearah yang lebih effektif dan effisien.

Begitu pula halnya di sektor publik atau birokrasi, penerapan TI seharusnya didahului suatu pendekatan strategis mengenai kegunaan maksimal dari TI terhadap tujuan organisasi. TI tidak bisa merubah organisasi tanpa kejelasan atas apa yang ingin dilakukan organisasi melalui TI tersebut. Pertanyaan yang harus dilakukan sebelum menggunakan TI adalah “ apa yang organisasi ingin TI lakukan untuk organisasi? Bukan sebaliknya yaitu “ apa yang dapat TI lakukan untuk organisasi?

Organisasi yang mengikuti pertanyaan “ apa yang dapat TI lakukan untuk organisasi? Dalam penerapan TI-nya, selalu menggunakan TI setiap mengetahui kelebihan dari suatu kemajuan di bidang TI tanpa mengetahui “apakah itu akan berguna untuk organisasi atau tidak? Apakah organisasi dan SDM nya sudah siap menerima kemajuan tersebut? Contohnya, ketika teknologi Internet diterapkan dalam suatu organisasi,dan aplikasi e-mail tidak di optimalkan karena surat menyurat masih tetap dilakukan secara bentuk hard copy kepada bisnis relasinya. Atau masih memperlakukan e-mail sebagai surat, yang harus di print dan di file seperti surat tertulis biasanya, maka kegunaan TI tidak diperoleh secara optimal malahan menjadi tambahan beban biaya untuk organisasi.

Berbeda dengan organisasi yang menjalankan pertanyaan“ apa yang organisasi ingin TI lakukan untuk organisasi?. Ketika organisasi ingin dan bertujuan untuk mengurangi penggunaan media kertas dan biaya pos, maka organisai mencari alternatif jawaban di bidang TI tersebut yang bisa membantu mencapai tujuannya, yaitu penerapan total e-mail sebagai alat komunikasi dan kearsipan organisasinya.

Ilustrasi diatas menunjukkan bahwa reformasi birokrasi merupakan Business Process Reengineering di sektor publik. Reformasi birokrasi merupakan langkah awal yang harus dilakukan sebelum kita menuju penerapan TI untuk selanjutnya tercapainya manfaat e-government. Bukan sebaliknya, bahwa dengan e-government akan tercapai tujuan reformasi birokrasi.

Untuk selanjutnya, proses reformasi birokrasi, untuk sampai dalam penerapan prinsip-prinsip e-government, harus melakukan terlebih dahulu pengkajian ulang proses/manajemen kerja serta orientasi ulang birokrasi terhadap pelayanan publik.

Menurut Hutton (1996: 26) BPR sangat relevan untuk merubah image birokrasi, menurutnya BPR akan dapat berperan untuk merubah cara kerja birokrasi yang berhubungan dengan pelayanan publik, transaksi yang melibatkan uang, penyimpanan record dan lain-lain. Hal ini menyangkut alasan dari pekerjaan tersebut yang bersifat mencari outcome dan memilki kebebasan untuk menentukan bagaimana proses tersebut dikerjakan. Segala kegiatan di birokrasi yang sifatnya rutin, berulang dan dapat menggunakan pemrosesan berbasis TI adalah mungkin untuk dilakukan BPR. TI sangat tinggi sekali potensinya untuk dipergunakan dalam kegiatan BPR. BPR atau dapat juga disebut Reformasi Birokrasi yang berbasis TI bukan merupakan proses incremental atau perlahan-lahan. Tindakan radikal dipergunakan untuk memperoleh nilai tambah yang sebenarnya dari penggunaan TI. Reformasi ini merupkan tindakan yang signifikan untuk mencek kesehatan dari suatu organisasi dengan selalu menganalisis faktor-faktor internal dan eksternal dari organisasi (SWOT), maupun faktor-faktor politik, ekonomi, sosial, dan teknologi (PEST).

Selanjutnya, masih menurut Hutton, (1996: 27) ada beberapa Critical Success Factors (CSF) yang harus diterapkan dalam melakukan reformasi birokrasi atau BPR di sektor publik, yaitu:
Keinginan untuk berubah dari status quo, ini berarti harus dilakukannya usaha-usaha untuk selalu mengeliminasi faktor-faktor yang resistant terhadap perubahan. Reformasi berarti bagaimana birokrasi harus merelakan tugasnya yang selama ini menjadi sapi perahan untuk keuntungan finansial dan sektoral menuju berorientasi pada kepentingan publik : Memelihara komitmen, kesabaran dan keikutsertaan aktif dari top level selama pelaksanaan proses reformasi. Tanpa hal ini aktifitas reformasi hanya dapat menjadi program dalam kertas saja; Kejelasan dan kekonsistenan dari fokus stratejik dan visi jangka panjang dalam organisasi. Proses reformasi harus menjadi tujuan atau visi yang harus dicapai oleh birokrasi; Berorientasi pada tujuan, Memastikan dilakukannya perencanaan yang matang serta kemauan untuk mengalokasikan seluruh sumber daya yang ada; Mengedepankan dialog yang berkelanjutan dengan seluruh stakeholder; Selalu dilakukannya pengukuran kinerja.

Semua hal diatas menunjukan bahwa dalam proses reformasi dan birokrasi perlu dilakukannya usaha untuk memastikan kepada seluruh staf, pimpinan, masyarakat dan stakeholder tentang kepentingan dan keuntungan dari perubahan yang akan dilakukan.

KESALAHAN PERSEPSI UMUM MENGENAI TI DALAM E-GOVERNMENT DI INDONESIA

Diadaptasi dari Laudon& Laudon 2000Kalau melihat e-government dari sudut pandang Sistem Informasi terdapat tiga dimensi yang harus diperhatikan dalam usaha untuk mengimplementasikannya. Dimensi tersebut adalah:
1. Dimensi Teknologi Informasi
2. Dimensi SDM
3. Dimensi Organisasi.

Kesalahan dari pelaku dan birokrasi kita adalah dengan melihat e-government pada sudut pandang atau dimensi Teknologi Informasi saja. Sehingga yang tergambar kemudian adalah adanya kerumitan, biaya tinggi, resistensi dan perubahan pola kerja. Yang sebenarnya Teknologi Informasi dari prinsip e-Government merupakan puncak gunung es yang sering terlihat, tetapi kurang disadari bahwa ada bagian besar lain yang akan mempengaruhi berjalannya e-government tersebut, yaitu dimensi SDM dan Organisasi.
Teknologi Informasi dan Gunung Es Implementasi E-Government

Teknologi Informasi yang bentuknya bisa berupa Komputer, Internet, Jaringan, Satelit dan lain-lain, lebih sering muncul kepermukaan pada saat berbicara tentang e-government. Persepsi tersebut munculnya tidak hanya dalam pandangan masyarakat umum saja, tetapi juga menghinggapi para pengambil keputusan pemerintah kita. Contohnya bisa terlihat bahwa edaran MENPAN, yang menganjurkan penerapan TI secara optimal bagi aparatur pemerintah tidak diikuti dengan himbauan untuk meningkatkan kesadaran TI (IT awareness) dikalangan aparatur, adanya budaya sharing informasi dan pengorganisasian pengelolaan TI dalam instansi pemerintah. Critical success factors lain dari penerapan e-government seperti SDM dan Organisasi sama sekali tidak menjadi perhatian penting. Sesuatu yang sangat bertolak belakang dengan apa yang dilakukan di negara yang sudah dinyatakan berhasil dalam penerapan e-governmentnya. Penerapan e-government mereka canangkan setelah mereka rasa berhasil menciptakan birokrasi dan kultur organisasi yang siap dan mendukung penerapan e-government. Tak heran bahwa di negara seperti Singapura, pengendali utama dari penerapan e-governmentnya ada di Kementrian yang mengelola pegawai negeri (Civil Service), bukan ditangan Departemen yang mengelola teknologi Informasi dan Komunikasi.

Kesalahan penilaian penerapan e-government hanya dari sudut pandang teknologi saja menghasilkan kesalahan persepsi yang lain dari birokrasi kita. E-government hanya dianggap sebagai proses pembuatan website saja tanpa mengelolanya dan memanfaatkannya secara maksimal (tahap lain setelah pemberian informasi, yaitu interaksi, transaksi dan data sharing). Menurut Pardo (2000:2), e-government tidak hanya menempatkan beberapa komputer atau membangun website untuk akses informasi, tetapi merupakan kegiatan mentransformasi hubungan fundamental antara pemerintah dan publik.

Hubungan fundamental antar pemerintah dan publik inilah yang menjadi pokok dari prinsip e-government. Pemerintah harus selalu menanyakan secara terus menerus tentang tiga pertanyaan pokok berikut. Apa fungsi yang menjadi tanggung jawab instansi pemerintah kita? Dapatkah kita mempertanggung jawabkan perubahan terhadap fungsi instansi kita ketika ada kemajuan teknologi baru yang kita terapkan? Apakah penerapan teknologi baru dalam instansi kita telah merefleksikan kebutuhan dan prioritas dari publik yang luas, atau malah dapat merusak kepercayaan publik?

Pertanyaan tersebut gagal dijawab oleh pemerintah kita dengan mengambil contoh dari penerapan Teknologi Informasi bagi kepentingan publik seperti halnya yang dilakukan KPU dengan pembangunan Sistem Infromasi Perolehan Suara (tabulasi) Pemilu berbasis Teknologi Informasi. Pertanyaan tentang kegunaan sistem informasi yang dikembangkan oleh KPU telah menjadi kontroversi sehubungan dengan besarnya dana yang diserap dalam pengembangannya. Selain banyaknya kesalahan serta tidak siapnya operator dalam pengoperasiannya telah menimbulkan ketidak percayaan publik. Manfaat yang didapat masyarakatkan dari sistem tersebut dirasakan kurang sekali bahkan manfaat sistem dan teknologi tersebut dalam PILKADA – sebagai satu rangkaian sistem PEMILU dari sistem demokrasi berasaskan pemilhan langsung– dipertanyakan oleh masyarakat.

Bagi Indonesia, yang memiliki karakteristik masyarakat dan tingkat penghidupan yang masih belum seperti yang diharapkan, adalah bijaksana apabila pembuatan suatu sistem yang menggunakan Teknologi Informasi untuk kepentingan publik dilakukan melalui perencanaan yang matang, apalagi itu menyangkut penggunaan dana yang tidak sedikit. Hendaknya usaha dilakukan pada titik-titik dimana itu benar-benar memberikan manfaat yang terbesar, seperti bagaimana usaha untuk mengurangi biaya penyediaan logistik, bukan pada usaha mempercepat pengumuman hasil pemilu seperti sekarang. Penggunaan Teknologi Informasi harus dilakukan untuk mendapatkan nilai tambah bukan untuk membuat proses kerja yang sudah usang (dan kurang menyentuh kepentingan publik) di buat lebih cepat (dengan adanya TI). Teknologi Informasi harusnya ditempatkan pada peran sebagai pendobrak aturan lama dan menciptakan cara kerja yang baru yang lebih effisien dan effektif dan meningkatkan pelayanan kepada publik yang lebih luas.

PENUTUP

Seperti pengalaman negara-negara lain, penerapan teknologi Informasi dalam pemerintahan (e-government) bukan merupakan usaha yang mudah, diperlukan komitmen yang kuat dari pimpinan dan aparat birokrasi. Bila dihubungkan dengan usaha menggunakan e-government sebagai media untuk mengurangi potensi penyelewengan dalam pelayanan oleh aparatur negara dan korupsi, diperlukan suatu tindakan yang diluar kebiasaan (ekstrem) karena praktek-praktek KKN di negara kita sudah merupakan tindakan atau penyelewengan yang extra-ordinary. Kontribusi dari penerapan TI tidak akan signifikan selama pola-pola lama dalam proses kerja dan pelayanan kepada publik tidak dirubah.

Proses kerja yang sudah usang – yang disebabkan akumulasi dari proses kerja yang sudah tidak memberikan nilai tambah lagi terhadap efisiensi dan efektivitas organisasi, persepsi yang salah tentang penempatan reformasi birokrasi dalam kerangka e-government, serta kesalahan penempatan e-government pada sudut Teknologi Informasi saja, telah mengurangi dan menghambat momentum perubahan yang diharapkan masyarakat terhadap birokrasi dan usaha mengurangi penyelewengan dan KKN.

Bibliography

Gronlund, Ake, (2002), Electronic Government: Design, Application and Management, Melbourne, Idea Group Publishing

Institute of System Science (2004), Use of Information Technology for Public Administration (Course handout) , UNDP, Singpore

Instruksi Presiden No. 5 Tahun 2004, tentang Percepatan Pemberantasan KKN (Kolusi Korupsi dan Nepotisme)

Instruksi Presiden RI Nomor 3 tahun 2003 tentang Kebijakan dan Strategi Nasional Pengembangan E-Government

Hutton, Graham, (1996), Business Process Re-engineering—A Public Sector View, Brisbane, John Wiley & Sons.

Laudon, Kenneth C, and Laudon Jane Price (1998), Information System and the Internet, A Problem Solving Approach, 4th Eds, Sydney, Dreyden Press

 

 

Alternatif Sistem Pemilu


PEMILU, PILKADA DAN ALTERNATIF TEKNOLOGI PEMUNGUTAN SUARA
Oleh: Rudiat Komara, SIP, M.COM
Pemilihan Umum sudah usai, pemenang dari perhelatan akbar pun sudah diketahui dan sudah menjalankan tugasnya untuk beberapa bulan ini. Selanjutnya kita sudah mulai beralih ke tingkat lokal dengan akan diadakanya Pemilihan Kepala Daerah secara langsung. Sama dengan pemilihan umum yang bertujuan untuk memilih wakil rakyat yang akan duduk di DPR, presiden dan juga wakil presiden secara langsung, PILKADA juga dilakukan dengan prinsip yang sama, bahwa PILKADA sekarang dilakukan secara langsung oleh rakyat. Pengenalan calon-calon yang akan duduk menjadi kepala daerah mulia gencar dilakukan. Berkaca pada pengalaman dalam pemilu sebelumnya, ketakutan akan permasalahan dari penerapan azas demokrasi ini tetap sama, bahkan mungkin lebih kritis. Banyak masalah-masalah yang masih belum terpecahkan seperti masalah sistem yang belum jelas, kesimpang-siuran kewenangan dari KPU pusat dan KPU daerah dalam PILKADA, hasil review dari Mahkamah Konstitusi, sampai dengan masalah yang menggunakan dana terbesar yaitu logistik.
Logistik menjadi masalah besar dalam pemilu lalu, karena disamping dengan biayanya yang cukup besar, serta masalah distribusinya yang sering menjadi kendala di republik yang infra struktur perhubungannya bervariasi ini, kewenangan dari siapa yang mencetak kertas suara pun sering memicu masalah.
Tampaknya kita masih kurang belajar dari pengalaman sebelumnya, terlihat dari belum terlihatnya usaha yang sungguh-sungguh dari pemerintah maupun lembaga yang mempunyai wewenang dalam pemilihan umum ini untuk mengevaluasi hasil kerjanya dalam Pemilu sebelumnya.
Selain evaluasi terhadap pemilu terdahulu, masyarakat juga sering mempertanyakan kembali tentang manfaat dari pengunaan Teknologi Informasi dan sistem Informasi pemilihan umum yang telah dibuat oleh KPU terhadap pelaksanaan PILKADA. Sangat wajar sekali ditanyakan oleh masyarakat mengingat bahwa dana yang dikeluarkan oleh negara sangat besar sekali untuk pengembangannya. Sangat mubazir sekali kalau sistem yang sudah digembar gemborkan tersebut tidak ada manfaatnya bagi PILKADA sekarang. Pertanyaan kemudian apakah memang sistem yang dibuat KPU tersebut betu-betul dibutuhkan oleh masyarakat kita? Apakah sistem tersebut telah dibuat berdasarkan need assessment atas evaluasi Pemilu-Pemilu sebelumnya?
Kalau rakyat ditanya mungkin jawaban atas pertanyaan pertama diatas akan bervariasi, tetapi kalau ditunjukan dana yang telah dipergunakan oleh KPU untuk membuat sistem informasi pemungutan suara tersebut dengan manfaat yang didapatkan, maka jawabannya pasti akan satu, bahwa dana yang dipakai tersebut terlalu mahal dan tidak sesuai dengan manfaat yang didapatkan. Dana yang telah digunakan menjadi tidak efisien, karena pada dasarnya hanya sebagian masyarakat saja yang dapat mendapatkan informasi dan akses dari sistem tersebut. Hasil dari quick count yang dilakukan oleh beberapa media nasional, yang pada dasarnya tidak berbeda dengan hasil KPU, serta masih digunakannya perhitungan manual sebagai hasil akhir untuk pengukuhan pemenang Pemilu, serta masalah pembobolan sistem oleh hacker akhirnya terakumulasi menjadi ketidakpercayaan publik atas sistem yang sudah dibuat tersebut.
Bagi Indonesia yang memiliki karakteristik masyarakat dan tingkat penghidupan yang beragam, adalah bijaksana apabila pembuatan suatu sistem yang menggunakan Teknologi Informasi untuk kepentingan Publik dilakukan melalui perencanaan yang matang, apalagi itu menyangkut penggunaan dana yang tidak sedikit. Hendaknya usaha dilakukan pada titik-titik dimana itu benar-benar memberikan manfaat yang terbesar, seperti bagaimana usaha untuk mengurangi biaya penyediaan logistik, bukan pada usaha mempercepat pengumuman hasil pemilu seperti sekarang. Penggunaan Teknologi Informasi harus dilakukan untuk mendapatkan nilai tambah bukan untuk membuat proses kerja yang sudah lama (dan kurang menyentuh kepentingan publik) menjadi lebih cepat . Teknologi Informasi harusnya ditempatkan pada peran sebagai pendobrak aturan lama dan menciptakan cara kerja yang baru yang lebih effisien dan effektif dan meningkatkan pelayanan kepada publik yang lebih luas.
Akan berbeda sekali penghargaan masyarakat kepada KPU, apabila, teknologi yang ditawarkan bisa dirasakan oleh masyarakat sekaligus juga mengurangi biaya tinggi dari sistem pemungutan suara. Hal ini dapat dilakukan misalnya dengan cara mengurangi penggunaan dan percetakan kertas suara dan kotak suara yang mengambil porsi terbesar dalam dana Pemungutan suara.
Ada beberapa kelemahan dari ketergantungan pemakaian kertas dalam pemilu kita. Selain memakan biaya besar, pengalaman membuktikan bahwa sangat rawan sekali kesalahan dengan mekanisme penggunaan kertas. Kesalahan dalam percetakan, sampai kesalahan pelimpatan kertas menyebabkan banyak sekali pemborosan dan kekacauan dalam pemilu lalu. Seharusnya dapat diciptakan suatu mekanisme yang dapat mengurangi ketergantungan penggunaan kertas dalam sistem pemungutan suara kita.
Sebetulnya, kalau KPU mau membuka mata dan mau berusaha, sudah banyak teknologi yang bisa dipergunakan untuk mengurangi masalah di atas. Tidak perlu dengan harus studi banding yang banyak menggunakan dana tapi cukup dengan menggunakan media Internet maka sudah akan didapat alternatif-alternatif tersebut. Pengalaman negara seperti India, yang memiliki kondisi yang tidak jauh berbeda dengan negara kita bisa menjadi pelajaran, bahwa teknologi tidak perlu mahal dan bisa menawakan solusi pada hal yang lebih penting.
Komite Pemilihan Umum India dalam Pemilu nya telah menggunakan alat yang disebut Electronic Voting Machine (EVM). Mesin tersebut sangat sederhana tetapi dapat diandalkan untuk melakukan perhitungan atas kandidat peserta Pemilu. Bentuk dari mesin tersebut cukup kecil dan dapat dipindah-pindahkan dengan cukup mudah dan mudah pula untuk dioperasikan. Bentuknya yang portable memungkinkan alat ini untuk beroperasi dengan hanya menggunakan baterai apabila listrik tidak tersedia, sehingga dapat dipergunakan untuk daerah terpencil yang belum memiliki fasiltas listrik sekalipun. Walaupun kecil, alat ini sudah terbukti bebas kesalahan (error-proof) dan juga tahan banting. Data tidak akan hilang walaupun baterai atau power nya dicabut dari alat tersebut. Para pemilih tidak akan bisa menggunakan hak nya lebih dari satu kali, karena kepada setiap pemilih dialokasikan satu kali pijitan atas tombol yang tersedia. Sehingga kekhawatiran dari petugas maupun pengawas bahwa si pemilih akan memilih lebih dari satu kandidat (yang menyebabkan suara menjadi tidak sah) tidak akan terjadi.
Kelebihan-kelebihan lain dari penggunaan system ini adalah: Memodernisasi Pemungutan suara; Mudah dioperasikan dan dapat di install dalam waktu yang tidak lama; Tidak akan ada suara yang tidak sah; Data tersimpan secara rahasia; Perhitungan suara menjadi cepat dan akurat (sehingga memungkinkan diumumkan pemenang di lokasi tersebut saat semua pemilih selesai);Dapat dipakai ulang, dengan hanya mengatur ulang mesin tersebut untuk dipergunakan pada pemungutan suara berikutnya; Dapat mengurangi biaya yang besar untuk pencetakkan, pentransportasian, dan penyimpanan kertas suara (pengadaan kotak-kotak suara).

Dengan melihat kelebihan tersebut dan kemungkinan untuk penerapannya di Indonesia, tidak ada salahnya teknologi yang ternyata sudah dilirik oleh negara sekaliber Amerika dalam sistem pemilihan umumnya dapat dilakukan pula di negara kita. Masyarakat tidak akan kesulitan menerapkan sistem tersebut karena sistem yang dipergunakan tidak jauh berbeda dengan sistem konvensional yang biasa kita pakai. Bahkan masyarakat akan terbantu dengan berkurangnya usaha yang harus mereka lakukan selama ini dalam pemungutan suara yaitu melipat kertas suara yang kadang-kadang ukurannya sangat besar, dan keharusan untuk memasukan kembali ke kotaknya. Yang paling penting adalah sistem ini akan bisa adaptif terhadap jumlah kandidat yang harus dipilih, serta yang terutama adalah kegunaannya yang bisa dipakai kembali.

Pengeluaran biaya-biaya pengadaan kertas-kertas dan kotak-kotak suara yang habis pakai akan diganti dengan pengadaan suatu sistem yang menggunakan teknologi sederhana dengan penggunaan listrik atau baterai yang dapat digunakan kembali untuk periode-periode pemilihan selanjutnya. Dengan memperhatikan prinsip langsung, umum, bebas, dan rahasia pada proses pemilu dan pilkada yang akan datang dan dimasa-masa kedepan, penggunaan Electronic Voting Machine (EVM) dapat menghindarkan masalah-masalah yang mungkin terjadi didalam proses penghitungan hasil suara. Manipulasi dapat dihindari, dan yang terpenting pula bahwa efisiensi dan efektivitas dapat tercapai.

Metode ini menjadi sangat efisien dan efektif apabila metode ini diperhitungkan tidak hanya digunakan untuk periode Pilkada Juni mendatang namun juga untuk setaip kali pemilu diadakan. Janganlah gengsi untuk meniru India, negara yang banyak penduduknya seperti kita tetapi sudah lebih melek teknologi informasinya.

Serang, 3 April 2005

Follow

Get every new post delivered to your Inbox.